Brainstorming & Briefing Internal Excellent

Jika tidak ada halangan, hari Sabtu 05 Oktober 2013 pekan depan rencananya team Excellent akan berkumpul di markas alam Excellent alias Taman Bacaan Excellent. Agenda utama kegiatan ini adalah melakukan brainstorming dan briefing internal Excellent.

Brainstorming dan briefing internal Excellent merupakan kegiatan rutin bulanan manajemen dan staff Excellent dalam merumuskan dan mereview standarisasi pekerjaan dan administrasi yang ada di Excellent. Kegiatan yang dilakukan mencakup  review tata cara follow up request klien, standard persiapan dan pelaksanaan pekerjaan implementasi di kantor klien, persiapan untuk kegiatan training dan lain-lain. Biasanya ada 2 model review yang dilakukan, yaitu review umum dan review terpusat.

Review umum biasanya dilakukan untuk membahas segala pernak-pernik kegiatan di Excellent. Hasilnya nanti  disummarykan untuk kemudian disusun menjadi sebuah SOP internal.

Review terpusat biasanya dalam bentuk kegiatan tertentu dengan tema yang sama. Misalnya tema kali ini mengenai layanan cloud Excellent, maka pokok pembahasan dan kegiatan dipusatkan untuk layanan ini. Mulai dari penataan dan revisi artikel layanan di website, standard penanganan inquiry dari klien, standard penanganan komplain, ide baru mengenai layanan cloud hingga sistem ticketing untuk mengelola permintaan support dari klien.

Terus terang model brainstorming dan review internal ini saya adopsi dari mekanisme Hack Days yang biasa diadakan di Komunitas openSUSE internasional. Pada acara Hack Days, developer dan member openSUSE di seluruh dunia mengisi waktu pada hari yang sama dengan melakukan perbaikan atau melakukan pekerjaan terkait tema tertentu. Yang pernah saya alami dan ikuti adalah Hack Days utuk memperbaiki informasi di wiki openSUSE.org.

Tentu saja kegiatan briefing dan review ini bukan satu-satunya kegiatan. Acara utama biasanya justru acara santai. Misalnya saat tiba di Taman Bacaan Excellent pada pukul 08.30 WIB, kegiatan pertama justru berupa olah raga pingpong atau memancing dan memetik buah. Setelah lelah berolahraga, acara disusul dengan makan siang bersama dengan menu istimewa khas Betawi misalnya sayur gabus pucung, sup ayam dan pecak lele)

Setelah makan siang, barulah acara review dan briefing dilaksanakan hingga menjelang waktu Ashar. Setelah shalat Ashar, acara dilanjut dengan lomba mancing ikan di kolam Taman Bacaan antar sesama team Excellent.

Selesai acara memancing dan bersantai, acara dilanjutkan lagi selepas Maghrib. Team Excellent akan bermalam di Taman Bacaan hingga Shubuh. Untuk keperluan ini, saya menyiapkan kelambu dan tenda sebagai tempat bermalam. Selepas acara review malam, biasanya acara dilanjut dengan main kartu hingga akhirnya waktu tidur.

Acara briefing dan review ini merupakan salah satu cara Excellent dalam memberikan waktu refreshing bagi team staff secara rutin tiap bulan. Setelah periode tertentu, rencananya acara briefing dan review ini akan diadakan di luar kota sebagai selingan sekaligus acara family gathering.

Karena Excellent merupakan perusahaan start up yang dibangun dari dasar, banyak kegiatan dan kebiasaan Excellent yang diadakan berdasarkan usulan dari team staff yang masih berusia muda. Hal ini akan menjamin loyalitas team sekaligus membuat pekerjaan di Excellent tetap menyenangkan meski dalam beberapa hal cukup menantang kesiapan fisik dan mental, terutama saat melakukan migrasi sistem critical di lokasi klien.

Sebagai catatan, foto-foto diatas adalah acara gathering team Excellent beberapa pekan yang lalu yang melatarbelakangi ide adanya acara review internal rutin setiap bulan.