Tips : Zimbra LDAP Global Address List (GAL) sebagai Outlook Address Book

Salah satu pertanyaan penting dari salah satu klien besar yang saya tangani, yang belum bisa saya jawab adalah apakah akses LDAP Zimbra sebagai Address Book pada Outlook memungkinkan untuk digunakan pada Zimbra Mail Server versi FOSS/Community Edition? Pertanyaan ini penting karena jika memungkinkan, sebuah perusahaan besar dan universitas yang cukup populer di Indonesia berniat melakukan migrasi sistem dari Microsoft Exchange ke Zimbra Mail Server.

Dengan jumlah account mencapai 1000 user, melakukan proses import-export address book dan menyimpan data address book dimasing-masing workstation bukanlah pilihan yang menyenangkan. Jauh lebih efisien dan lebih mudah ditangani jika address book Zimbra bisa turut dimanfaatkan oleh mail client. Hal ini dapat dengan mudah dilakukan pada mail client Thunderbird, tapi masalahnya ada sebagian pejabat eselon atas pihak klien 😛 yang masih terbiasa menggunakan Outlook dan pilihan yang memungkinkan adalah melakukan setting agar Outlook mampu membaca Zimbra GAL.

Panduan pada Zimbra Wiki menyediakan cara melakukan konfigurasi agar Outlook bisa menggunakan Zimbra GAL sebagai address book tapi saya sudah bolak-balik melakukan setting tanpa ada hasil 🙂 . Posting di Zimbra Forums belum ada jawaban sehingga akhirnya saya melakukan trial and error dan akhirnya bisa mengaktifkannya.

Berikut adalah cara mengaktifkan Outlook agar mampu membaca Zimbra GAL. Dalam contoh ini saya menggunakan Microsoft Outlook 2003 dan Zimbra 6.0.5 yang berjalan pada SUSE Linux Enterprise Server 11 :

1. Buka Microsoft Outlook
2. Pilih menu Tools | Email Accounts | Add a New Directory or Address Book
3. Pilih Internet Directory Service (LDAP)
4. Untuk Server Name, beri nama Zimbra
5. Beri tanda centang pada pilihan This Server requires me to logon
6. Pada isian user name, beri isian bind dn. Karena saya menggunakan Zimbra yang terintegrasi dengan Samba PDC, saya menggunakan user name : uid=zmposixroot,cn=appaccts,cn=zimbra. Passwordnya menggunakan password user zmposixroot, dalam contoh saya menggunakan password sederhana : secret (tidak usah ditebak-tebak 😛 ). Jika tidak menggunakan Zimbra yang terintegrasi dengan Samba PDC, mungkin (saya belum mencobanya) bisa menggunakan user name : uid=zimbra,cn=admins,cn=zimbra. Password untuk user ini bisa dicheck dengan perintah :

   su - zimbra
   zmlocalconfig -s zimbra_ldap_password
   

   `
   

7. Isikan password dari zmposixroot pada isian password
8. Pilih More Setting. Display Name diisi Zimbra (optional, bisa diisi dengan nama lain). Port menggunakan port 389, SSL biarkan tidak dipilih
   `
   
9. Pada tab search, untuk maksimum number of entries diisi dengan angka 500 (semakin besar akan berpengaruh pada akses ke Zimbra)
10. Untuk search base diisi dengan dc dari domain, misalnya karena saya menggunakan namadomain.co.id, maka search basenya adalah dc=co,dc=id
    `
    
11. Klik OK, Next dan Finish
12. Tutup Microsoft Outlook dan buka lagi agar koneksi LDAP diproses ulang
13. Test dengan membuat sebuah email, mengetik sebuah awalan nama (misalnya mas untuk mencari nama Masim Vavai Sugianto) dan menekan tombol ALT+K, mestinya akan muncul alamat-alamat email sesuai GAL
    `
    

Akses Microsoft Outlook terhadap Zimbra LDAP sedikit banyak mengurangi pekerjaan admin dalam mengelola address book dan bisa menambah point pertimbangan proses migrasi sistem mail server existing menjadi Zimbra Mail Server.