Bayar di Tempat?

Salah satu pertanyaan yang kerap diajukan kepada saya oleh calon peserta training di Excellent adalah : “Apakah biaya training bisa dibayar ditempat?”

Hmmmmh, ini pertanyaan yang sukar untuk dijawab meski kelihatannya sepele. Mengapa? Karena pertanyaan ini memiliki jawaban bersayap seperti berikut :

1. Jika saya jawab “Tidak”, ada kesan “Seperti nggak percaya aza sih? Ini perusahaan training bonafid nggak, kok bayar ditempat saja nggak bisa. Memangnya nggak punya modal buat pengadaan training sampai-sampai harus membayar biaya training sebelum hari H”
2. Jika saya jawab “Ya”, persiapan yang dilakukan menjadi percuma jika yang bersangkutan tidak datang di hari H. Bukan sekali dua kali lho, calon peserta training tidak datang sesuai janji, malah tanpa konfirmasi pula sehingga waktu terbuang hanya karena menunggu calon peserta yang tidak jadi datang
3. Setiap calon peserta yang melakukan registrasi training berarti akan mengambil 1 seat. Jika kebetulan jumlah peserta dibatasi (di Excellent maksimal 20 peserta dalam 1 sesi), kasihan peserta yang gagal ikut gara-gara seat sudah penuh oleh calon peserta namun di hari H ternyata ada yang tidak datang

Sebenarnya, default saya sejak dulu adalah memperbolehkan calon peserta membayar ditempat dengan syarat ia benar-benar confirmed akan mengikuti training. Hal ini penting untuk ditegaskan karena jumlah modul, CD/DVD, snack dan makan siang saya buat sesuai jumlah peserta.

Saya tidak ingin membuat persiapan modul, CD/DVD, snack dan makan siang melebihi jumlah peserta (plus instruktur tentunya), atas pertimbangan :

1. Prinsip JIT/Pull Production untuk penghematan over head cost. Ini model yang dikembangkan perusahaan besar sekelas Toyota untuk memastikan tidak ada pemborosan dan asset yang terbengkalai karena produksi melebihi permintaan. Saya menerapkannya kecil-kecilan agar operasional Excellent berjalan efisien yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas layanan di Excellent
2. Perubahan Materi. Karena bersifat dinamis, kerapkali modul training direvisi sesuai dengan feedback dari peserta dan jika ada update terhadap materi yang disampaikan
3. Perubahan Versi Software. Akan mubazir jika saya membuat CD/DVD atau modul dalam jumlah besar jika ternyata sudah ada versi terbaru yang lebih handal dan stabil

Saya bukan tidak percaya pada calon peserta training sehingga menerapkan proses pembayaran sebelum hari H via transfer. Pada calon peserta yang memang berniat ikut, mereka ingin membayar di hari H karena terkait proses administrasi di kantor (jika transfer harus tanda tangan ke berbagai pihak sedangkan jika membayar cash cukup membuat kasbon), atas pertimbangan kemudahan dan juga simplikasi karena jauh dari ATM/tidak punya account internet online

Sayangnya, pada sebagian (kecil) calon peserta, proses pembayaran di hari H juga berarti tidak ada keterikatan antara ia dengan Excellent. Ia bisa dengan mudah membatalkan keikutsertaan tanpa harus mengurus uang pendaftaran yang terlanjur ditransfer.

Bagi saya, hal ini sah-sah saja, karena toh calon peserta memang belum mengikuti training. Yang menjadi masalah adalah, ia confirmed hendak hadir di jadwal training namun pada hari H tidak datang dan tanpa konfirmasi pula. Jika saya mulai training langsung, peserta yang terlambat datang akan kesulitan mengikuti materi jika sudah terlanjur jauh pembahasannya. Jika saya menunggu, peserta yang sudah datang akan merasa dirugikan meski saya tetap mengkompensasikan waktu keterlambatan dengan waktu training.

Atas pertimbangan hal-hal diatas, akhirnya saya membuat rule yang kiranya bisa dipahami oleh calon peserta dan disisi lain tidak merugikan Excellent. Rule-nya adalah sebagai berikut :

1. Semua alumni Excellent diperbolehkan bayar ditempat asal confirmed benar-benar datang. Kalaupun tidak jadi datang, biasanya mereka memberikan konfirmasi karena secara personal saya mengenalnya
2. Calon peserta dari perusahaan diperbolehkan bayar ditempat (atau sesuai mekanisme payment diperusahaan) dengan syarat adanya konfirmasi dari bagian HRD/keuangan/Accounting perusahaan
3. Calon peserta umum dimohon untuk melakukan payment via transfer (atau datang ke lokasi) paling lambat H-1. Pembayaran ditempat tidak diperkenankan

Sebagai catatan, mungkin banyak calon peserta yang khawatir uangnya hangus jika batal ikut training, padahal Excellent tidak pernah menerapkan hal demikian. Ada kok calon peserta yang batal ikut training karena anaknya sakit, ya saya kembalikan utuh karena ia melakukan konfirmasi sebelumnya.

Jika pembatalan training dilakukan tanpa konfirmasi, biasanya ada penalti untuk mengganti persiapan yang sudah dilakukan. Bagi saya pribadi, hal ini masuk akal karena saya akan memahami jika lembaga training lain melakukan hal yang sama.

Catatan : Jika ada yang bertanya, apakah ini Curcol? Jawabannya adalah bukan. Tulisan ini semata-mata agar pertimbangan saya bisa dipahami jika ada calon peserta training di Excellent yang memiliki pertanyaan diatas.