Januari 2019, Excellent mengawali usia ke-9. Jalannya memang tidak selalu mulus namun juga tetap bisa bermanuver. Tidak selalu mudah namun juga masih bisa disiasati. Banyak trial and error dan itu mendewasakan team yang terlibat.
Mengawali tahun ke-9, saya meminta team membuat annual plan alias rencana kerja tahunan. Nantinya annual plan ini dikumpulkan dan dikompilasi menjadi annual plan Excellent sekaligus menjadi bagian dari business plan Excellent.
Memangnya ada beda antara annual plan dan business plan? Mungkin saja sama, namun saya membedakannya dalam hal cakupan. Annual plan sesuai namanya mencakup rencana kerja Excellent selama 1 tahun sedangkan business plan bisa jadi mengubah arah bisnis Excellent, mengurangi jenis layanan, menambah jenis layanan, memperkuat branding dan lain-lain yang bisa saja melewati 1 tahun untuk pencapaiannya.
Sebelum membuat annual plan, saya menjelaskan kepada team pola pembuatannya. Diawali dengan penentuan goal atau tujuan. Di bagi kedalam 5 kategori besar, yaitu Keuangan, Pendidikan, Pengembangan, Perbaikan dan Personal. 5 kategori besar itu saya ambil dari form yang dibuat oleh Lyndsey.
Saya minta semua team berpikir akan melakukan apa dalam 1 tahun kedepan. Saya bisa saja menentukan arah tujuan Excellent sepenuhnya sebagaimana yang sudah dilakukan selama ini, namun secara bertahap saya berusaha untuk melibatkan team semaksimal mungkin. Dengan memasukkan kontribusi team, ada keterikatan mereka dengan tujuan yang hendak dicapai, sekaligus mengedukasi mereka untuk belajar merencanakan sesuatu.
Satu kali briefing tidak cukup, karena sebagian team masih keliru menentukan antara goal dengan task. Antara tujuan dengan rencana pencapaian. Ada juga goal yang terlalu sepele untuk dimasukkan kedalam rencana tahunan. Rencana tahunan jangan mencakup pekerjaan rutin, kecuali jika hal itu dilakukan dalam rangka perbaikan kualitas pekerjaan.
Setelah pengiriman draft annual plan, saya kembali mengadakan briefing mengenai penajaman materi. Klarifikasi terhadap kekeliruan yang ada, agar mereka benar-benar memahami apa yang dimaksud dengan annual plan. Saya tidak ingin melepas anak panah dari busur yang tidak bisa saya pastikan ketepatannya.
Setelah menentukan target pencapaian dari rencana tahunan, tahap selanjutnya adalah melakukan kompilasi, karena ada beberapa usulan yang sama dari team yang berbeda. Ini berarti target tersebut prioritasnya tinggi karena ada lebih dari 1 orang yang memandang hal tersebut penting untuk dilakukan.
Sambil menyiapkan kompilasi rencana tahunan, saya memberi contoh tahap selanjutnya, yaitu breakdown per project rencana tahunan. Sebagai contoh, saya memiliki project “Project Buku dan Training vSphere 2019”. Target pencapaiannya adalah meningkatkan kualitas dan pendapatan dari buku dan training virtualisasi server berbasis VMware vSphere. Dari sini saya menentukan ukuran yang menjadi penentu keberhasilan pencapaian target.
Ukuran (measure) ini hal yang penting, karena adakalanya team Excellent terjebak pada target pencapaian yang tidak bisa di measure alias tidak bisa diukur. Misalnya, target saya adalah menjadi orang yang lebih baik di tahun 2019. Lah apa ukurannya menjadi baik itu. Targetnya adalah meningkatkan pendidikan staff, ukurannya apa? Harus jelas ukurannya, misalnya mengirim staff untuk mengambil sertifikasi keahlian IT minimal 2 sertifikasi per staff. Jika tujuan dari project buku dan training vSphere 2019 adalah meningkatkan kualitas dan pendapatan, ukurannya harus bisa dimeasure, misalnya kenaikan jumlah peserta training 20% dari rata-rata peserta training per kelas di tahun 2018. Contoh lain, misalnya peningkatan pendapatan dari penjualan buku dan ebook sebesar 20% dari rata-rata penjualan di tahun 2018.
Penentuan goal ini akan membawa kita pada kebutuhan data, yaitu data-data jumlah peserta training dan rata-rata penjualan buku/ebook di tahun 2018. Jika datanya belum ada, kita bisa berasumsi atau melakukan estimasi namun harus diingat bahwa rencana kerja berbasis data atau fakta jauh lebih baik daripada rencana kerja berbasis asumsi.
Berikut ini adalah contoh project plannya, saya masih menggunakan template yang saya download dari website Template Lab.
Adakalanya dalam membangun dan mengembangkan usaha, kita terjebak pada bayangan semu, bahwa tanpa rencana kerja dan hanya berbekal naluri saja, usaha yang dijalankan bisa maju dan berkembang. Mungkin saja hal itu benar pada beberapa orang namun tidak bisa bertahan dalam jangka panjang, Mungkin juga benar saat situasi masa lalu, saat jumlah kompetitor masih sedikit atau iklim usaha masih berpihak pada kita. Saya tidak ingin Excellent terjebak pada asumsi semu seperti itu, karena selayaknya kita berpikir dinamis agar bisa fleksibel menghadapi perubahan.
