Webinar Zimbra : Mindset untuk Team IT

Sejak beberapa hari terakhir saya mondar-mandir koordinasi dengan team untuk persiapan webinar mengenai Implementasi Zimbra. Saya kebagian jatah mengisi sesi “Introduction to Excellent” dan screenshot yang saya tampilkan ini adalah salah satu bagian slide yang saya presentasikan tadi siang.

Untuk materi slide lainnya akan coba saya upload secara bertahap dalam kesempatan berikutnya.

Saya memerlukan waktu beberapa hari menyesuaikan materi presentasi agar selaras dengan keseluruhan tema, merapikan screenshot, mengarang note untuk setiap slide yang disampaikan dan melakukan ujicoba presentasi apakah waktunya terlewat atau tidak, apakah ada yang kurang jelas dan apakah ada informasi yang perlu diperbaiki.

Sebelum membangun Excellent, saya bekerja sebagai staff IT di perusahaan. Ada beberapa mindset yang saat itu saya pegang namun setelah sekian waktu, saya melihat bahwa mindset tersebut perlu disesuaikan.

Misalnya yang pertama soal Good Admin is Everything. Ada pemikiran bahwa Admin yang bagus adalah Admin yang bisa segalanya. Timbul kesan, jika pekerjaan diserahkan pada vendor, lantas apa fungsi kita sebagai team IT.

Padahal ukurannya adalah keberhasilan implementasi. Pada result atau hasil akhir. Jika kita memiliki berbagai pengetahuan teknis tapi hasil akhir ternyata tidak berjalan sesuai harapan, tetap saja kita dianggap sebagai team IT yang gagal. Perlu diingat, vendor itu adalah partner, bukan musuh. Akan jauh lebih baik jika kerjasama yang terjalin memberikan dorongan pada kelancaran proses implementasi. Kita sebagai team internal bisa banyak belajar, menambah pengetahuan sekaligus bisa fokus pada aspek monitoring dan supervisi.

Ada kalimat, “Serahkan suatu pekerjaan pada ahlinya, jadi jika hendak melakukan implementasi Zimbra dan merasa ada banyak hal yang harus dilakukan dan khawatir tidak kuat, biar Excellent saja yang melakukannya 🙂 . Nanti prestasi implementasi tetap merupakan prestasi team IT yang mampu menjamin keberhasilan berjalannya pekerjaan, bukan prestasi vendor seperti Excellent.

Yang kedua mengenai Budget. “Jika menggunakan Zimbra Network Edition, berarti harus keluar biaya?” Iya, karena memang ada kebutuhan biaya lisensi.

“Wah kalau keluar biaya, sayang dong, kan pakai open source juga bisa”.

Benar bisa, tapi apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

Tidak semua pengeluaran uang itu pemborosan. Investment worth the risk. Jika kita tidak keluar biaya sama sekali tapi data email hilang atau perusahaan terkena penipuan hingga rugi ratusan juta atau miliaran rupiah; tender gagal terkirim karena informasinya terhambat di komunikasi email; itu namanya bukan cerdas melainkan celaka. Siapa yang salah? Ya kita sebagai IT yang merasa uang yang dikeluarkan adalah uang milik pribadi.

Jadi, serba berhemat untuk segala hal tidak selalu benar. Melakukan pengeluaran biaya untuk budget keperluan tertentu juga tidak selalu salah. Yang salah itu jika mengeluarkan uang bukan untuk keperluannya. Jika pengeluaran uang untuk kebaikan perusahaan dan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan, itu justru prestasi, karena bisa mencegah kerugian dan meningkatkan peluang keberhasilan.

Yang terakhir soal mindset, “Perusahaan belum butuh karena atasan atau pimpinan atau user juga belum minta”. Sebagai IT kita seharusnya one step ahead. Satu langkah didepan. Jika perlu 10 langkah didepan. Sebelum pimpinan atau atasan minta, kita sudah melakukan riset. Sudah ada usaha. Jangan seperti paku, saat digetok baru berjalan.

Bisa jadi pimpinan belum minta karena belum tahu atau belum terbayang pentingnya feature tersebut.

Misalnya, “buat apa pakai digital signature?”. Oh itu penting untuk memastikan identitas rekanan yang berkomunikasi dan mencegah pemalsuan identitas.

“Mengapa pakai 2 factor?”, agar email account lebih aman.

“Mengapa pakai delegated admin?”, supaya ada pembagian wewenang yang jelas. 

Jika kita mau berusaha memperbaiki diri dan kualitas, nanti ada perbedaan. Ada jarak dari kondisi sebelumnya. Berbeda jika kita statis dan menikmati keamanan semu, nanti baru sadar saat sudah terlambat atau saat pimpinan tahu dari pihak lain.