Upgrade Mail Server : Under Pressure

Hari Sabtu, 29 Desember 2018 yang baru lalu, saya bersama 2 orang engineer team Excellent, Ahmad Imanudin dan Rizky Pratama, melakukan upgrade sistem mail server. Upgrade sistem mail server bagi kami bukan sesuatu yang baru, namun persiapan untuk kali ini membuat saya dan team under pressure karena data yang terlibat cukup besar, sebagian data berada di lokasi geografis dan protokol terpisah, upgrade yang dilakukan bersifat semi major dan ada perubahan plugins dari awalnya plugins terpisah menjadi plugin internal.

Rencana awal, upgrade dilakukan pada pertengahan bulan Desember 2018, namun atas pertimbangan fleksibilitas waktu dan mengingat ada kegiatan stock opname akhir tahun, akhirnya proses upgrade diundur menjelang akhir tahun.

Dengan mempertimbangkan skala upgrade dan tingkat kesulitan yang cukup tinggi, saya meminta engineer senior untuk mengawalnya. Itu sebabnya Ahmad Imanudin dan Rizky Pratama yang diset sebagai Person In Charge (PIC) dengan pertimbangan kapabilitas, jam terbang dan pengalaman mereka melakukan hal yang mirip di klien lain.

Beberapa minggu sebelum pelaksanaan upgrade, kami melakukan meeting bersama mengenai skenario dan strategi upgrade, termasuk berdiskusi mengenai preliminary check dan kemungkinan implikasi dari proses upgrade. Setelah skenario dan strategi disepakati, kami membuat sandbox server, yaitu salinan server production untuk dijadikan sebagai media simulasi upgrade.

Masalah yang muncul saat simulasi langsung dicarikan solusinya. Kami juga berdiskusi dengan pihak prinsipal untuk beberapa masalah yang tidak bisa langsung dieskalasikan. Persiapan dan simulasi yang dilakukan membuat kami bisa mencegah kemungkinan adanya masalah saat upgrade.

Meski hati berdebar-debar, dengan persiapan yang dilakukan sebaik mungkin, akhirnya schedule waktu definitif untuk upgrade ditentukan.

Seminggu menjelang proses upgrade, saya bersama keluarga melakukan perjalanan liburan sekaligus kondangan ke Brebes-Kebumen-Salatiga-Semarang. Perjalanan ini sebagai bagian dari liburan keluarga, namun sebagian pikiran saya masih tertuju pada rencana upgrade dan kemungkinan resikonya.

Karena sudah disiapkan sebaik-baiknya, saya pikir apa yang terjadi, terjadilah. Jadi di Sabtu selepas maghrib, saya meluncur ke kawasan Sudirman, bergabung dengan Ahmad dan Rizky yang terlebih dahulu meluncur kesana.

Sampai di kantor klien, kami shalat Isya terlebih dahulu, kemudian mengecek persiapan upgrade yang sudah direncanakan. Proses kick off upgrade akan dilaksanakan tepat pukul 23.00 WIB, namun beberapa jam sebelumnya ada schedule proses snapshot dan finalisasi backup.

Tepat pada pukul 23.00 WIB proses upgrade dilaksanakan, dimulai dengan mematikan seluruh services cluster server, melakukan snapshot akhir dan kemudian menjalankan proses upgrade sesuai dengan timeline yang sudah ditetapkan. Rizky bertindak sebagai eksekutor dan Ahmad sebagai supervisor. Saya sebagai team hore yang mengawasi proses upgrade sambil berbincang dengan IT pihak klien.

Meski sudah disiapkan sebaik-baiknya, masih ada beberapa hal diluar dugaan yang muncul. Meski demikian, dengan latar belakang pengalaman yang mumpuni, Rizky bisa mengatasinya dengan baik. Ahmad hanya sesekali memberikan arahan sementara saya mulai mengantuk dan mencoba berjalan-jalan sambil sesekali mengecek pekerjaan Rizky.

Beberapa jam sebelum waktu yang disediakan habis, Rizky sudah berhasil melakukan upgrade. Tahap selanjutnya adalah melakukan sampling pengecekan sesuai dengan timeline dan ujicoba akses menggunakan beberapa account. Ada beberapa hal yang perlu disesuaikan namun secara umum proses upgrade dapat dengan mulus dilakukan.

Setelah proses upgrade selesai dan pengecekan dinyatakan OK oleh pihak klien, kami bisa berpamitan untuk pulang kembali ke Bekasi.

Keluar dari kantor klien, jalan Jenderal Sudirman dipenuhi dengan masyarakat yang sedang berolahraga pagi menikmati Car Free Day. Kami berdua berjalan melawan arah menuju stasiun Sudirman, sambil terkantuk-kantuk dan Rizky membawa 1 dus oleh-oleh dari pihak klien dengan gaya seperti orang pulang kampung hehehe…

Pengalaman upgrade ini menjadi salah satu pengalaman yang menarik dan mendewasakan, dalam arti bahwa meski cukup beresiko dan cukup berat dilakukan, kita bisa tetap menjalankannya dengan persiapan yang matang dan dilakukan sebaik-baiknya.