• Masim “Vavai” Sugianto

    Founder PT. Excellent Infotama Kreasindo– perusahaan email services provider (ESP) dan menjadi konsultan pada berbagai instansi pemerintah, korporasi besar, lembaga perbankan dan institusi pendidikan di Indonesia.

    Lebih detail tentang Vavai.




  • Publishing

  • Recent Posts

    • TOEFL ITP Score (Kedua)
    • Bisnis Kelapa Muda
    • Model Usaha
    • Back-End Developer, Front-End Developer & Staff IT Support
    • Markas Excellent Danita
  • Recent Comments

    • medicine-online.estranky.skclankyunderstand-covid-19-and-know-the-tricks-to-avoid-it-from-spreading-----medical-services.html on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • asebg.bigcartel.comcanadian-pharmacy on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • dkyubn.bizwebs.com on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • http://aonubs.website2.me/ on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • canadian pharmacy online on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
  • Archives

    • April 2022
    • January 2022
    • July 2021
    • June 2021
    • February 2021
    • January 2021
    • December 2020
    • August 2020
    • July 2020
    • April 2020
    • March 2020
    • August 2019
    • July 2019
    • June 2019
    • March 2019
    • February 2019
    • January 2019
    • November 2018
    • October 2018
    • August 2018
    • May 2018
    • April 2018
    • January 2018
    • December 2017
    • July 2017
    • December 2016
    • November 2016
    • April 2016
    • March 2016
    • November 2015
    • July 2015
    • April 2015
    • November 2014
    • October 2014
    • February 2014
    • January 2014
    • December 2013
    • November 2013
    • October 2013
    • September 2013
    • August 2013
    • June 2013
    • May 2013
    • March 2013
    • February 2013
    • January 2013
    • December 2012
    • November 2012
    • October 2012
    • September 2012
    • August 2012
    • July 2012
    • June 2012
    • May 2012
    • April 2012
    • March 2012
    • February 2012
    • January 2012
    • December 2011
    • November 2011
    • October 2011
    • September 2011
    • August 2011
    • July 2011
    • June 2011
    • May 2011
    • April 2011
    • March 2011
    • February 2011
    • January 2011
    • December 2010
    • November 2010
    • October 2010
    • September 2010
    • August 2010
    • July 2010
    • June 2010
    • May 2010
    • April 2010
    • March 2010
    • February 2010
    • January 2010
    • October 2008
    • September 2008
    • August 2008
    • July 2008
    • June 2008
    • May 2008
    • April 2008
    • March 2008
    • February 2008
    • January 2008
    • December 2007
    • November 2007
    • October 2007
    • September 2007
    • August 2007
    • July 2007
    • June 2007
    • May 2007
    • April 2007
    • March 2007
  • Home
  • Bisnis & Marketing
  • Computer & IT Related
  • Lifestyle
  • Publishing
  • Free Stuff
  • About
  • Kontak

Tulisan di Sindo : “Email, Social Media & Gegar Budaya Staff Perusahaan”

June 8, 2012

2 minggu yang lalu, tulisan saya mengenai kondisi penggunaan email & media sosial di lingkungan perusahaan dipublikasikan di Tabloid Interview, Koran Sindo (Seputar Indonesia). Tulisan ini membahas mengenai kebiasaan penggunaan email dilingkungan perusahaan dan korelasinya dengan citra perusahaan.

Jika tidak ada halangan, Sabtu besok, 9 Juni 2012 akan terbit juga tulisan saya mengenai “Kaizen untuk Meningkatkan Performa IT Management”. Tulisan besok membahas mengenai implementasi kaizen yang umum diterapkan pada manajemen manufaktur untuk diterapkan dilingkungan IT. Kelihatannya bermanfaat untuk insight para pengelola IT di lingkungan perusahaan 😉

Berikut tulisan saya 2 minggu yang lalu.

*****

Email adalah salah satu produk internet yang powerful dan bermanfaat. Bukan hanya ditinjau dari sisi pemanfaatan di dunia internet melainkan juga untuk keperluan intranet perusahaan dan suatu organisasi. Email mengurangi biaya kertas, waktu dan pemanfaatan sumber daya dalam melakukan komunikasi diantara sesama.

Untuk mengundang rapat, kita tak perlu mencetak kertas undangan, dokumennya bisa langsung disisipkan secara online. Email bisa diset secara real time, hanya butuh beberapa detik untuk sampai ditujuan. Penerima juga tidak perlu online setiap saat, karena bisa melakukan penerimaan email pada waktu tertentu.

Secara teoritis, email memberikan keuntungan yang tidak sedikit bagi perusahaan yang mengimplementasikannya, namun dalam prakteknya, kita perlu mencermati benturan budaya yang menyertainya.

Seperti halnya semua alat buatan manusia yang bisa berfungsi ganda, email dapat membawa kebaikan namun juga sekaligus masalah. Ibarat pisau yang dapat digunakan untuk mengiris masakan sekaligus bisa digunakan untuk kejahatan, email juga dapat berakibat buruk apabila kita abai pada aspek usability dan pembatasannya.

Dalam banyak kasus, cukup banyak staff perusahaan yang kaget pada usability dari email. Kekagetan ini berujung pada pemanfaatan email untuk keperluan yang salah. Alih-alih digunakan untuk keperluan pekerjaan, email malah dimanfaatkan untuk gosip massal, ngerumpi online, menyebarkan berita palsu, bergunjing tentang perusahaan dan sebagian lagi untuk mengirimkan file, musik dan video yang tidak pantas. Ini yang disebut sebagai gegar budaya.
Apa saja tipe-tipe orang yang gegar budaya menghadapi email ? Berikut adalah ciri-cirinya :

  1. Memforward berita apapun, apalagi yang disertai dengan embel-embel sumber yang bisa dipercaya meski tidak ada verifikasi lebih lanjut. Contoh : memforward hoax mengenai obat-obatan yang dilarang yang diembel-embeli nama BPOM, forward soal jarum suntik AIDS di bioskop dan banyak lagi.
  2. Memforward cerita saru (tidak pantas), mengirim gambar sadis, foto kecelakaan, foto-foto memualkan yang tidak relevan dengan pekerjaan.
  3. Mengirim email dengan subject berisi : FW:FW:RE:FW yang tandanya sudah di forward sekian kali tanpa mengecek isi dan tanpa menghapus bagian yang tidak perlu
  4. Mudah memforward email yang memberikan iming-iming hadiah/arisan berantai. Tak berpikir panjang saat diiming-imingi hadiah handphone atau gadget jika memforward email ke sekian puluh orang

Contoh diatas akan sangat fatal jika terkait dengan penggunaan email resmi suatu perusahaan. Ingatlah, penggunaan email resmi bisa berdampak pada citra perusahaan antara lain bisa timbul kesan dan akibat :

  1. Domain resmi perusahaan menjadi sasaran dan target spammer
  2. Perusahaan tidak professional, pekerjanya dianggap kekurangan pekerjaan akibat terlalu sering kirim email berita palsu
  3. Perusahaan dianggap sebagai sarang spammer. Hal ini bisa menjadi masalah jika penerima email melaporkan domain dan IP Address server perusahaan ke lembaga anti spam. Akibatnya seluruh email dari perusahaan ditolak karena dicirikan sebagai spam atau UBE (Unsolicted Bulk Email)
  4. Tercemarnya reputasi perusahaan. Jika tidak hati-hati, tindakan salah satu staff perusahaan menggunakan email resmi akan dianggap sebagai suatu kebijakan perusahaan

Agar tidak menjadi sumber permasalahan baru, perusahaan harus aware pada teknologi yang digunakan, termasuk untuk teknologi berkomunikasi dilingkungan perusahaan. Sistem harus didesain dengan baik dan dilengkapi dengan aturan-aturan baku agar tidak disalahpergunakan. Aturan perusahaan juga harus mencakup tata cara dan tata kelola media berkomunikasi sebagai acuan bagi semua stake holder dilingkungan perusahaan.

EmailExcellentInsightplanet-terasi-aggregatorSindo
Share

Headline  / Opini

Masim Vavai Sugianto
Masim Vavai Sugianto, Tinggal di Bekasi, Bekerja sebagai wirausahawan/Konsultan IT. Penganjur penggunaan sistem Linux dan aplikasi Open Source. Hobby Membaca, Hiking dan Avonturir. Mengembangkan PT. Excellent Infotama Kreasindo sebagai lembaga training dan IT consulting.

You might also like

TOEFL ITP Score (Kedua)
April 8, 2022
Bisnis Kelapa Muda
April 3, 2022
Model Usaha
January 20, 2022

Comment


wawan
June 8, 2012 at 8:35 am

Wah pangling karo fotone, tambah ganteng dan berwibawa 🙂



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CAPTCHA
Refresh

*

  • Artikel



  • Blogroll

    • DNS Propagation Checker
    • Instagram Photo/Video Downloader
    • PT. Excellent Infotama Kreasindo
  • Publishing

  • Recent Posts

    • TOEFL ITP Score (Kedua)
    • Bisnis Kelapa Muda
    • Model Usaha
    • Back-End Developer, Front-End Developer & Staff IT Support
    • Markas Excellent Danita
    • Pekerjaan Excellent
    • iMac 2021
    • Problem Solving
    • Kolam Mina Padi/Mina Genjer
    • Team Excellent


  • Links Ads

  • Recent Post

    • TOEFL ITP Score (Kedua)
    • Bisnis Kelapa Muda
    • Model Usaha
    • Back-End Developer, Front-End Developer & Staff IT Support
    • Markas Excellent Danita
    • Pekerjaan Excellent
    • iMac 2021
    • Problem Solving
    • Kolam Mina Padi/Mina Genjer
    • Team Excellent
    • Telur Bebek Mentah
    • Kursi Kayu dan Gerobak Angkringan
    • Kebun Pisang Barangan dan Ambon Kuning
    • Ternak Bebek
    • Data Statistik Covid dan Edukasi Media
  • Recent Comments

    • medicine-online.estranky.skclankyunderstand-covid-19-and-know-the-tricks-to-avoid-it-from-spreading-----medical-services.html on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • asebg.bigcartel.comcanadian-pharmacy on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • dkyubn.bizwebs.com on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • http://aonubs.website2.me/ on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • canadian pharmacy online on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • site592154748.fo.team on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • kqwsh.wordpress.com20220516what-everybody-else-does-when-it-comes-to-online-pharmacies on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • canadian rx on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • kwersd.mystrikingly.com on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE
    • canadian prescriptions online on Instalasi Squid Proxy Server pada OpenSUSE