Tulisan di Sindo : “Email, Social Media & Gegar Budaya Staff Perusahaan”

2 minggu yang lalu, tulisan saya mengenai kondisi penggunaan email & media sosial di lingkungan perusahaan dipublikasikan di Tabloid Interview, Koran Sindo (Seputar Indonesia). Tulisan ini membahas mengenai kebiasaan penggunaan email dilingkungan perusahaan dan korelasinya dengan citra perusahaan.

Jika tidak ada halangan, Sabtu besok, 9 Juni 2012 akan terbit juga tulisan saya mengenai “Kaizen untuk Meningkatkan Performa IT Management”. Tulisan besok membahas mengenai implementasi kaizen yang umum diterapkan pada manajemen manufaktur untuk diterapkan dilingkungan IT. Kelihatannya bermanfaat untuk insight para pengelola IT di lingkungan perusahaan 😉

Berikut tulisan saya 2 minggu yang lalu.

*****

Email adalah salah satu produk internet yang powerful dan bermanfaat. Bukan hanya ditinjau dari sisi pemanfaatan di dunia internet melainkan juga untuk keperluan intranet perusahaan dan suatu organisasi. Email mengurangi biaya kertas, waktu dan pemanfaatan sumber daya dalam melakukan komunikasi diantara sesama.

Untuk mengundang rapat, kita tak perlu mencetak kertas undangan, dokumennya bisa langsung disisipkan secara online. Email bisa diset secara real time, hanya butuh beberapa detik untuk sampai ditujuan. Penerima juga tidak perlu online setiap saat, karena bisa melakukan penerimaan email pada waktu tertentu.

Secara teoritis, email memberikan keuntungan yang tidak sedikit bagi perusahaan yang mengimplementasikannya, namun dalam prakteknya, kita perlu mencermati benturan budaya yang menyertainya.

Seperti halnya semua alat buatan manusia yang bisa berfungsi ganda, email dapat membawa kebaikan namun juga sekaligus masalah. Ibarat pisau yang dapat digunakan untuk mengiris masakan sekaligus bisa digunakan untuk kejahatan, email juga dapat berakibat buruk apabila kita abai pada aspek usability dan pembatasannya.

Dalam banyak kasus, cukup banyak staff perusahaan yang kaget pada usability dari email. Kekagetan ini berujung pada pemanfaatan email untuk keperluan yang salah. Alih-alih digunakan untuk keperluan pekerjaan, email malah dimanfaatkan untuk gosip massal, ngerumpi online, menyebarkan berita palsu, bergunjing tentang perusahaan dan sebagian lagi untuk mengirimkan file, musik dan video yang tidak pantas. Ini yang disebut sebagai gegar budaya.
Apa saja tipe-tipe orang yang gegar budaya menghadapi email ? Berikut adalah ciri-cirinya :

1. Memforward berita apapun, apalagi yang disertai dengan embel-embel sumber yang bisa dipercaya meski tidak ada verifikasi lebih lanjut. Contoh : memforward hoax mengenai obat-obatan yang dilarang yang diembel-embeli nama BPOM, forward soal jarum suntik AIDS di bioskop dan banyak lagi.
2. Memforward cerita saru (tidak pantas), mengirim gambar sadis, foto kecelakaan, foto-foto memualkan yang tidak relevan dengan pekerjaan.
3. Mengirim email dengan subject berisi : FW:FW:RE:FW yang tandanya sudah di forward sekian kali tanpa mengecek isi dan tanpa menghapus bagian yang tidak perlu
4. Mudah memforward email yang memberikan iming-iming hadiah/arisan berantai. Tak berpikir panjang saat diiming-imingi hadiah handphone atau gadget jika memforward email ke sekian puluh orang

Contoh diatas akan sangat fatal jika terkait dengan penggunaan email resmi suatu perusahaan. Ingatlah, penggunaan email resmi bisa berdampak pada citra perusahaan antara lain bisa timbul kesan dan akibat :

1. Domain resmi perusahaan menjadi sasaran dan target spammer
2. Perusahaan tidak professional, pekerjanya dianggap kekurangan pekerjaan akibat terlalu sering kirim email berita palsu
3. Perusahaan dianggap sebagai sarang spammer. Hal ini bisa menjadi masalah jika penerima email melaporkan domain dan IP Address server perusahaan ke lembaga anti spam. Akibatnya seluruh email dari perusahaan ditolak karena dicirikan sebagai spam atau UBE (Unsolicted Bulk Email)
4. Tercemarnya reputasi perusahaan. Jika tidak hati-hati, tindakan salah satu staff perusahaan menggunakan email resmi akan dianggap sebagai suatu kebijakan perusahaan

Agar tidak menjadi sumber permasalahan baru, perusahaan harus aware pada teknologi yang digunakan, termasuk untuk teknologi berkomunikasi dilingkungan perusahaan. Sistem harus didesain dengan baik dan dilengkapi dengan aturan-aturan baku agar tidak disalahpergunakan. Aturan perusahaan juga harus mencakup tata cara dan tata kelola media berkomunikasi sebagai acuan bagi semua stake holder dilingkungan perusahaan.