• Masim “Vavai” Sugianto

    Founder PT. Excellent Infotama Kreasindo– perusahaan email services provider (ESP) dan menjadi konsultan pada berbagai instansi pemerintah, korporasi besar, lembaga perbankan dan institusi pendidikan di Indonesia.

    Lebih detail tentang Vavai.




  • Publishing

  • Recent Posts

    • Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
    • Refleksi Setelah Sakit
    • Legacy
    • Bitcoin, Ethereum, Dogecoin
    • Penjualan Langsung : Keliling dan Mangkal
  • Recent Comments

    • PT. Infra Solution International on Perkembangan Usaha Penjualan Pisang “Zeze Zahra” Setelah 1 Bulan
    • PT. Infra Solution International on Refleksi Setelah Sakit
    • PT. Infra Solution International on Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
    • ict Administrator on Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
    • sada dua on Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
  • Archives

    • February 2021
    • January 2021
    • December 2020
    • August 2020
    • July 2020
    • April 2020
    • March 2020
    • August 2019
    • July 2019
    • June 2019
    • March 2019
    • February 2019
    • January 2019
    • November 2018
    • October 2018
    • August 2018
    • May 2018
    • April 2018
    • January 2018
    • December 2017
    • July 2017
    • December 2016
    • November 2016
    • April 2016
    • March 2016
    • November 2015
    • July 2015
    • April 2015
    • November 2014
    • October 2014
    • February 2014
    • January 2014
    • December 2013
    • November 2013
    • October 2013
    • September 2013
    • August 2013
    • June 2013
    • May 2013
    • March 2013
    • February 2013
    • January 2013
    • December 2012
    • November 2012
    • October 2012
    • September 2012
    • August 2012
    • July 2012
    • June 2012
    • May 2012
    • April 2012
    • March 2012
    • February 2012
    • January 2012
    • December 2011
    • November 2011
    • October 2011
    • September 2011
    • August 2011
    • July 2011
    • June 2011
    • May 2011
    • April 2011
    • March 2011
    • February 2011
    • January 2011
    • December 2010
    • November 2010
    • October 2010
    • September 2010
    • August 2010
    • July 2010
    • June 2010
    • May 2010
    • April 2010
    • March 2010
    • February 2010
    • January 2010
    • October 2008
    • September 2008
    • August 2008
    • July 2008
    • June 2008
    • May 2008
    • April 2008
    • March 2008
    • February 2008
    • January 2008
    • December 2007
    • November 2007
    • October 2007
    • September 2007
    • August 2007
    • July 2007
    • June 2007
    • May 2007
    • April 2007
    • March 2007
  • Home
  • Bisnis & Marketing
  • Computer & IT Related
  • Lifestyle
  • Publishing
  • Free Stuff
  • About
  • Kontak

Tulisan di Koran Sindo 9 Juni 2012 : “Kaizen Untuk Meningkatkan Performa IT Management”

June 11, 2012

Hari Sabtu kemarin, 9 Juni 2012 tulisan saya kembali dipublikasikan di Tabloid Interview-Koran Sindo. Bagi yang belum tahu tabloid ini, tabloid Interview terbit setiap hari Sabtu dan merupakan bagian dari Koran Sindo. Isinya memuat lingkungan dunia kerja, misalnya lowongan kerja tersegmen (maksudnya lowongan kerja untuk posisi-posisi middle management & top management). Sangat menarik bagi rekan-rekan yang ingin meningkatkan karier atau mencari peluang baru untuk  meningkatkan posisi dari pekerjaan saat ini.

Lowongan kerja ini merupakan kombinasi kerjasama dari team Lionjobs.com dan PT. Auditsi, salah satu  perusahaan executive search yang bonafid dan mengelola Lionjobs.com setelah sebelumnya turut menciptakan dan membesarkan JobsDB.

Selain memuat lowongan kerja, interview pada beberapa sosok di dunia kerja, tabloid Interview-Koran Sindo yang disupport oleh MNC group  ini juga memuat beberapa tulisan expert corner dari beberapa lingkup dunia kerja. Misalnya tulisan tentang manajemen dari MarkPlus, Personal Branding dari John Robert Powers dan salah satunya adalah dilingkup IT management, kolom yang biasanya saya isi.

Berikut adalah tulisan tersebut, semoga bermanfaat.

*****

Kaizen (改善) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan berkesinambungan”. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Berdasarkan sejarahnya, Kaizen umumnya diterapkan pada proses produktifitas perusahaan manufaktur, meski secara umum fungsi dan benefit Kaizen bisa juga diaplikasikan pada bidang lainnya termasuk dibidang IT management.

Untuk IT management, Kaizen bisa diterapkan dengan 3 prinsip mudah sebagai berikut :

  1. Break It Down Into Smaller Tasks
  2. Eliminate Muda/Waste
  3. Continuous Improvement

BREAK IT DOWN INTO SMALLER TASKS
Suatu project IT biasanya lebih mudah dikelola dan dimonitor perkembangannya jika kita mendefinisikannya kedalam beberapa sub pekerjaan.

Project yang bisa didetailkan tidak hanya untuk software development melainkan juga untuk kesemua jenis pekerjaan. Contoh berikut adalah contoh pekerjaan untuk migrasi sistem mail server :

  1. Memilih mail server pengganti
  2. Komparasi kelebihan dan kekurangan masing-masing mail server
  3. Proof of Concept (POC) sistem mail server pilihan
  4. Persiapan hardware & pheriperal
  5. Sosialisasi kepada end user
  6. Instalasi, Improvement & security hardening sistem baru
  7. Migrasi account & mailbox
  8. Konfigurasi DNS Server
  9. Testing mail server
  10. Pembuatan dokumentasi sistem

Masing-masing sub pekerjaan diatas bisa didelegasikan ke salah satu staff. Kita bisa meminta staff tersebut membuat detail pekerjaan dari tugas yang didelegasikan kepadanya sehingga kita bisa memonitor perkembangannya secara global namun juga bisa mendapat rincian detail pekerjaan dari masing-masing pekerjaan jika memang diperlukan.

ELIMINATE MUDA/WASTE
Muda atau waste adalah segala bentuk pemborosan. Cara termudah untuk mengetahuinya adalah dengan mereview proses pada langkah pertama dan bertanya, “Apakah langkah ini diperlukan?” Jika jawabannya tidak, berarti kita masih bisa melakukan improvement terhadap langkah yang sudah disiapkan. Nantinya akan ada versi dokumen dari tahapan pekerjaan yang dilakukan.

Muda bukan hanya dalam bentuk pemborosan langkah kerja. Bisa juga dalam bentuk nyata : hardware yang rusak, komputer tidak terpakai, jalur kabel yang berantakan dan lain-lain. Berikut adalah beberapa contoh Muda dilingkungan IT :

  1. Over Production, contoh : extra laporan yang tidak diperlukan, pembuatan aplikasi/report yang tidak pernah digunakan/dibaca dll
  2. Transportation, contoh : Waktu untuk distribusi file dan dokumen, menunggu approval dll
  3. Motion, contoh : Mencari files, klik/input pada aplikasi yang tidak user friendly dll
  4. Waiting, contoh : waktu menunggu fax, foto copy, backup dll
  5. Unnecessary Processing, contoh : Proses kerja berulang, manual proses dll
  6. Inventory, contoh : persediaan hardware & office supplied yang terlalu banyak, records yang tidak berguna didatabase dll
  7. Rework/Rejects/Repairs, contoh : Salah entry data, salah spesifikasi dlls

CONTINUOUS IMPROVEMENT
Jika sudah melakukan improvement, jangan lupa buatkan dokumentasi dan standarisasi agar kelemahan yang pernah terjadi tidak terulang lagi. Konsep PDCA (Plan, Do, Check & Action) bisa diterapkan untuk membuat standarisasi.

Jangan langsung merasa puas jika sudah berhasil melakukan suatu improvement terhadap suatu masalah karena kemungkinan besar masih banyak improvement yang bisa dilakukan, termasuk pada berbagai hal yang sebelumnya sudah dilakukan perbaikan. Jika dilakukan secara periodik dan terjadwal, nantinya perbaikan ini akan menjadi suatu standarisasi sendiri dalam melakukan kegiatan dilingkup IT management yang kita kelola.

ExcellentIT ManagementKaizenOpiniplanet-terasi-aggregatorSindo
Share

Feature  / Headline  / Opini

Masim Vavai Sugianto
Masim Vavai Sugianto, Tinggal di Bekasi, Bekerja sebagai wirausahawan/Konsultan IT. Penganjur penggunaan sistem Linux dan aplikasi Open Source. Hobby Membaca, Hiking dan Avonturir. Mengembangkan PT. Excellent Infotama Kreasindo sebagai lembaga training dan IT consulting.

You might also like

Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
February 13, 2021
Penjualan Langsung : Keliling dan Mangkal
February 9, 2021
Perkembangan Usaha Penjualan Pisang “Zeze Zahra” Setelah 1 Bulan
February 8, 2021

Comment


Tulisan di Koran Sindo 9 Juni 2012 : “Kaizen Untuk Meningkatkan Performa IT Management”
March 30, 2015 at 9:12 am

[…] Sumber : https://www.vavai.com/2012/06/11/tulisan-di-koran-sindo-9-juni-2012-kaizen-untuk-meningkatkan-performa-it… […]



Leave a Reply Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CAPTCHA
Refresh

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • Artikel



  • Blogroll

    • DNS Propagation Checker
    • Instagram Photo/Video Downloader
    • PT. Excellent Infotama Kreasindo
  • Publishing

  • Recent Posts

    • Pengalaman Saat Sakit : Keluarga, Sahabat dan Bagaimana Jika…
    • Refleksi Setelah Sakit
    • Legacy
    • Bitcoin, Ethereum, Dogecoin
    • Penjualan Langsung : Keliling dan Mangkal
    • Perkembangan Usaha Penjualan Pisang “Zeze Zahra” Setelah 1 Bulan
    • Bekerja Keras dan Responsif
    • Bank Syariah Indonesia
    • Meningkatkan Nilai Tambah & Daya Tarik
    • Kios Aneka Pisang “Zeze Zahra II”