Tulisan di Koran Sindo 9 Juni 2012 : “Kaizen Untuk Meningkatkan Performa IT Management”

Hari Sabtu kemarin, 9 Juni 2012 tulisan saya kembali dipublikasikan di Tabloid Interview-Koran Sindo. Bagi yang belum tahu tabloid ini, tabloid Interview terbit setiap hari Sabtu dan merupakan bagian dari Koran Sindo. Isinya memuat lingkungan dunia kerja, misalnya lowongan kerja tersegmen (maksudnya lowongan kerja untuk posisi-posisi middle management & top management). Sangat menarik bagi rekan-rekan yang ingin meningkatkan karier atau mencari peluang baru untuk  meningkatkan posisi dari pekerjaan saat ini.

Lowongan kerja ini merupakan kombinasi kerjasama dari team Lionjobs.com dan PT. Auditsi, salah satu  perusahaan executive search yang bonafid dan mengelola Lionjobs.com setelah sebelumnya turut menciptakan dan membesarkan JobsDB.

Selain memuat lowongan kerja, interview pada beberapa sosok di dunia kerja, tabloid Interview-Koran Sindo yang disupport oleh MNC group  ini juga memuat beberapa tulisan expert corner dari beberapa lingkup dunia kerja. Misalnya tulisan tentang manajemen dari MarkPlus, Personal Branding dari John Robert Powers dan salah satunya adalah dilingkup IT management, kolom yang biasanya saya isi.

Berikut adalah tulisan tersebut, semoga bermanfaat.

*****

Kaizen (改善) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan berkesinambungan”. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Berdasarkan sejarahnya, Kaizen umumnya diterapkan pada proses produktifitas perusahaan manufaktur, meski secara umum fungsi dan benefit Kaizen bisa juga diaplikasikan pada bidang lainnya termasuk dibidang IT management.

Untuk IT management, Kaizen bisa diterapkan dengan 3 prinsip mudah sebagai berikut :

1. Break It Down Into Smaller Tasks
2. Eliminate Muda/Waste
3. Continuous Improvement

BREAK IT DOWN INTO SMALLER TASKS
Suatu project IT biasanya lebih mudah dikelola dan dimonitor perkembangannya jika kita mendefinisikannya kedalam beberapa sub pekerjaan.

Project yang bisa didetailkan tidak hanya untuk software development melainkan juga untuk kesemua jenis pekerjaan. Contoh berikut adalah contoh pekerjaan untuk migrasi sistem mail server :

1. Memilih mail server pengganti
2. Komparasi kelebihan dan kekurangan masing-masing mail server
3. Proof of Concept (POC) sistem mail server pilihan
4. Persiapan hardware & pheriperal
5. Sosialisasi kepada end user
6. Instalasi, Improvement & security hardening sistem baru
7. Migrasi account & mailbox
8. Konfigurasi DNS Server
9. Testing mail server
10. Pembuatan dokumentasi sistem

Masing-masing sub pekerjaan diatas bisa didelegasikan ke salah satu staff. Kita bisa meminta staff tersebut membuat detail pekerjaan dari tugas yang didelegasikan kepadanya sehingga kita bisa memonitor perkembangannya secara global namun juga bisa mendapat rincian detail pekerjaan dari masing-masing pekerjaan jika memang diperlukan.

ELIMINATE MUDA/WASTE
Muda atau waste adalah segala bentuk pemborosan. Cara termudah untuk mengetahuinya adalah dengan mereview proses pada langkah pertama dan bertanya, “Apakah langkah ini diperlukan?” Jika jawabannya tidak, berarti kita masih bisa melakukan improvement terhadap langkah yang sudah disiapkan. Nantinya akan ada versi dokumen dari tahapan pekerjaan yang dilakukan.

Muda bukan hanya dalam bentuk pemborosan langkah kerja. Bisa juga dalam bentuk nyata : hardware yang rusak, komputer tidak terpakai, jalur kabel yang berantakan dan lain-lain. Berikut adalah beberapa contoh Muda dilingkungan IT :

1. Over Production, contoh : extra laporan yang tidak diperlukan, pembuatan aplikasi/report yang tidak pernah digunakan/dibaca dll
2. Transportation, contoh : Waktu untuk distribusi file dan dokumen, menunggu approval dll
3. Motion, contoh : Mencari files, klik/input pada aplikasi yang tidak user friendly dll
4. Waiting, contoh : waktu menunggu fax, foto copy, backup dll
5. Unnecessary Processing, contoh : Proses kerja berulang, manual proses dll
6. Inventory, contoh : persediaan hardware & office supplied yang terlalu banyak, records yang tidak berguna didatabase dll
7. Rework/Rejects/Repairs, contoh : Salah entry data, salah spesifikasi dlls

CONTINUOUS IMPROVEMENT
Jika sudah melakukan improvement, jangan lupa buatkan dokumentasi dan standarisasi agar kelemahan yang pernah terjadi tidak terulang lagi. Konsep PDCA (Plan, Do, Check & Action) bisa diterapkan untuk membuat standarisasi.

Jangan langsung merasa puas jika sudah berhasil melakukan suatu improvement terhadap suatu masalah karena kemungkinan besar masih banyak improvement yang bisa dilakukan, termasuk pada berbagai hal yang sebelumnya sudah dilakukan perbaikan. Jika dilakukan secara periodik dan terjadwal, nantinya perbaikan ini akan menjadi suatu standarisasi sendiri dalam melakukan kegiatan dilingkup IT management yang kita kelola.