• Masim “Vavai” Sugianto

    Founder PT. Excellent Infotama Kreasindo– perusahaan email services provider (ESP) dan menjadi konsultan pada berbagai instansi pemerintah, korporasi besar, lembaga perbankan dan institusi pendidikan di Indonesia.

    Lebih detail tentang Vavai.




  • Publishing

  • Recent Posts

    • Pisang Mulus Pisang Bintik-Bintik
    • Terpapar Covid
    • Persuasif
    • Bekerja untuk Beli Ipad
    • Perkembangan Kios Pisang “Zeze Zahra”
  • Recent Comments

    • bandar togel on Menangani Berbagai Tipe Klien
    • fitriindriani on Aktiva Mail Campaign & Transactional Email
    • Vavai on Backup Data Virtual Machine pada Proxmox Virtual Environment (Proxmox VE)
    • ady on Backup Data Virtual Machine pada Proxmox Virtual Environment (Proxmox VE)
    • nusa penida trip on Perputaran Roda Kehidupan
  • Archives

    • January 2021
    • December 2020
    • August 2020
    • July 2020
    • April 2020
    • March 2020
    • August 2019
    • July 2019
    • June 2019
    • March 2019
    • February 2019
    • January 2019
    • November 2018
    • October 2018
    • August 2018
    • May 2018
    • April 2018
    • January 2018
    • December 2017
    • July 2017
    • December 2016
    • November 2016
    • April 2016
    • March 2016
    • November 2015
    • July 2015
    • April 2015
    • November 2014
    • October 2014
    • February 2014
    • January 2014
    • December 2013
    • November 2013
    • October 2013
    • September 2013
    • August 2013
    • June 2013
    • May 2013
    • March 2013
    • February 2013
    • January 2013
    • December 2012
    • November 2012
    • October 2012
    • September 2012
    • August 2012
    • July 2012
    • June 2012
    • May 2012
    • April 2012
    • March 2012
    • February 2012
    • January 2012
    • December 2011
    • November 2011
    • October 2011
    • September 2011
    • August 2011
    • July 2011
    • June 2011
    • May 2011
    • April 2011
    • March 2011
    • February 2011
    • January 2011
    • December 2010
    • November 2010
    • October 2010
    • September 2010
    • August 2010
    • July 2010
    • June 2010
    • May 2010
    • April 2010
    • March 2010
    • February 2010
    • January 2010
    • October 2008
    • September 2008
    • August 2008
    • July 2008
    • June 2008
    • May 2008
    • April 2008
    • March 2008
    • February 2008
    • January 2008
    • December 2007
    • November 2007
    • October 2007
    • September 2007
    • August 2007
    • July 2007
    • June 2007
    • May 2007
    • April 2007
    • March 2007
  • Home
  • Bisnis & Marketing
  • Computer & IT Related
  • Lifestyle
  • Publishing
  • Free Stuff
  • About
  • Kontak

Tulisan di Koran Sindo : 5 Kesalahan Umum Pengelolaan IT Management Di Perusahaan

July 23, 2012

Berikut adalah artikel saya yang dipublikasikan di Koran Sindo, Sabtu 21 Juli 2012 lalu. Semoga bermanfaat.

*****

Salah satu sisi menarik dari pekerjaan saya sebagai konsultan IT adalah kunjungan ke berbagai perusahaan yang masing-masing memiliki metode kerja dan tipe pengelolaan berbeda. Pada banyak perusahaan, divisi IT menunjukkan citra diri yang berkualitas-Infrastruktur lengkap, ruang kerja tertata dengan baik, prosedur sistem berjalan dan divisi IT responsif pada permintaan kebutuhan layanan dari divisi lain.

Disisi lain, cukup banyak perusahaan yang divisi IT-nya kurang beruntung. Dianggap sebagai cost-center yang membutuhkan investasi biaya tinggi, infrastruktur yang ketinggalan jaman, ruangan yang terjepit dan berantakan dan kemampuan respon yang lamban yang membuat divisi lain mengalami kekecewaan jika hendak menggunakan layanan dari divisi IT.

Terlepas dari banyak faktor yang menjadi penyebab mengapa divisi IT belum mampu memberikan layanan dalam level yang memadai, beberapa diantaranya justru disebabkan akibat dari kesalahan dalam mengelola IT management. Apa saja kesalahan pengelolaan tersebut, berikut adalah beberapa diantaranya yang saya sarikan dari pengalaman berkunjung dan berinteraksi dengan perusahaan-perusahaan :

Kemampuan SDM

Karena kemampuan SDM yang kurang mumpuni, banyak permintaan klien (eksternal maupun internal) yang tidak dapat direspon dengan cepat. Pekerjaan dengan kualitas yang sama namun diselesaikan dalam waktu yang lebih lama bisa mengurangi nilai urgensi dari pekerjaan itu sendiri. Untuk menyiasatinya, manajer IT bisa menjadwalkan pelatihan dan training untuk peningkatan kemampuan SDM yang dimiliki. Upaya lain adalah dengan melengkapi pustaka yang dimiliki dan membuat SOP agar siapapun SDM yang diberikan wewenang, hasil kerjanya akan memiliki kualitas yang sama

Kemampuan Diplomasi & Berkomunikasi

Kebijakan yang baik, aturan yang lebih tepat guna dan pengubahan prosedur kerja kearah yang lebih baik dapat menimbulkan hasil yang berbeda jika tidak dikomunikasikan dengan cara yang elegan, terutama dengan pihak-pihak yang terkait dengan kebijakan dan prosedur yang hendak dijalankan. Sebagai contoh mudah, kebijakan penerapan IT standard semacam kombinasi strong password dan password age (pengubahan password dalam interval waktu tertentu) akan menimbulkan resistensi bagi user karena dianggap mempersulit sistem kerja yang biasa dijalankan.

Resistensi ini bisa dihindari jika bagian IT mampu memberikan sosialisasi dan penjelasan yang apik terkait aspek keamanan data dan audit sistem yang menjadi latar belakang penerapan kebijakan tersebut

Konsistensi pada Aturan

Bagian IT juga akan kurang dihargai jika tidak konsisten pada aturan yang ditetapkan. Karena berposisi sebagai administrator untuk sistem yang berjalan diperusahaan, adakalanya wewenang yang ada menjadi pembenar bagi perbedaan hak akses dan benefit yang didapatkan oleh end user. Kebijakan pembatasan suatu hak (misalnya hak akses penggunaan internet dan social media dilingkungan perusahaan) harus diterapkan secara adil, perbedaan hak akses merupakan penjabaran dari suatu kebijakan/peraturan perusahaan, bukan karena like/dislike.

Memiliki Rencana Kerja Strategis

Jika bagian IT bersifat pasif dan menunggu permintaan kebutuhan dari klien, bagian IT akan selalu berada 1 langkah dibelakang. Jika ini yang terjadi, bagian IT tidak akan mampu merespon peningkatan kebutuhan perusahaan karena terlambat mengantisipasi perkembangan. Bagian IT yang dikelola dengan baik harus memiliki perencanaan strategis dengan mempertimbangkan lingkup bisnis perusahaan, perkembangan teknologi dan upaya memberikan nilai tambah bagi proses bisnis yang sedang berjalan.

Jika perlu, bagian IT harus mampu mendefinisikan perubahan proses bisnis perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas baik dari segi biaya, waktu maupun citra perusahaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mampu meningkatkan waktu proses administrasi, menghemat biaya operasional dan menjadi pionir saat mendayagunakan mobile device untuk proses input data transaksi harian 2-3 tahun sebelum perusahaan lain menerapkannya.

Memiliki Kerangka Kerja

Rencana kerja yang baik tidak dapat berjalan sesuai harapan jika tidak diuraikan dalam kerangka kerja yang menjadi roadmap bagi implementasinya di perusahaan.

Usulan terhadap suatu perbaikan, sebaiknya tidak dibicarakan secara lisan melainkan secara tertulis yang menguraikan latar belakang upaya perbaikan yang dilakukan, kondisi saat ini, kondisi yang diinginkan, keuntungan yang bisa dicapai serta dilengkapi dengan tabel dan grafik yang menarik.

Kerangka kerja juga sangat baik untuk dijadikan sebagai pertimbangan dalam menentukan estimasi waktu pelaksanaan, memilih prioritas yang hendak diambil dan memperkirakan kemungkinan hambatan yang timbul.

Rencana kerja yang baik namun dilakukan terburu-buru kemungkinan besar akan menimbulkan masalah yang tidak perlu dan berakibat pada melesetnya pencapaian target yang sudah direncanakan

Jika diterapkan secara konsisten, 5 hal diatas akan membantu IT management mendefinisikan ulang kemampuan yang dimiliki dan secara bertahap memperbaiki kualitas layanan bagi klien. Mau mencobanya?

ArtikelExcellentInsightInspirasiplanet-terasi-aggregatorSindo
Share

Feature

Masim Vavai Sugianto
Masim Vavai Sugianto, Tinggal di Bekasi, Bekerja sebagai wirausahawan/Konsultan IT. Penganjur penggunaan sistem Linux dan aplikasi Open Source. Hobby Membaca, Hiking dan Avonturir. Mengembangkan PT. Excellent Infotama Kreasindo sebagai lembaga training dan IT consulting.

You might also like

Pisang Mulus Pisang Bintik-Bintik
January 24, 2021
Terpapar Covid
January 23, 2021
Persuasif
January 22, 2021

2 Comments


wijaya kusumah
July 23, 2012 at 9:12 pm

wow, terima kasih mas vavai. Tulisan ini sangat mencerahkan sekali dan sangat bagus dibaca oleh mereka yg mengelola IT

salam
Omjay



Tulisan di Koran Sindo : 5 Kesalahan Umum Pengelolaan IT Management Di Perusahaan
March 30, 2015 at 9:11 am

[…] Sumber : https://www.vavai.com/2012/07/23/tulisan-di-koran-sindo-5-kesalahan-umum-pengelolaan-it-management-di-per… […]



Leave a Reply Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CAPTCHA
Refresh

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  • Artikel



  • Blogroll

    • DNS Propagation Checker
    • Instagram Photo/Video Downloader
    • PT. Excellent Infotama Kreasindo
  • Publishing

  • Recent Posts

    • Pisang Mulus Pisang Bintik-Bintik
    • Terpapar Covid
    • Persuasif
    • Bekerja untuk Beli Ipad
    • Perkembangan Kios Pisang “Zeze Zahra”
    • Pengalaman Memulai Jualan Pisang
    • Mengenal Pak Amoy
    • Sangkuriang Membangun Saung
    • Pisang Ambon dan Cempedak
    • Rutinitas Pagi