Tulisan di Koran Sindo : 5 Kesalahan Umum Pengelolaan IT Management Di Perusahaan

Berikut adalah artikel saya yang dipublikasikan di Koran Sindo, Sabtu 21 Juli 2012 lalu. Semoga bermanfaat.

*****

Salah satu sisi menarik dari pekerjaan saya sebagai konsultan IT adalah kunjungan ke berbagai perusahaan yang masing-masing memiliki metode kerja dan tipe pengelolaan berbeda. Pada banyak perusahaan, divisi IT menunjukkan citra diri yang berkualitas-Infrastruktur lengkap, ruang kerja tertata dengan baik, prosedur sistem berjalan dan divisi IT responsif pada permintaan kebutuhan layanan dari divisi lain.

Disisi lain, cukup banyak perusahaan yang divisi IT-nya kurang beruntung. Dianggap sebagai cost-center yang membutuhkan investasi biaya tinggi, infrastruktur yang ketinggalan jaman, ruangan yang terjepit dan berantakan dan kemampuan respon yang lamban yang membuat divisi lain mengalami kekecewaan jika hendak menggunakan layanan dari divisi IT.

Terlepas dari banyak faktor yang menjadi penyebab mengapa divisi IT belum mampu memberikan layanan dalam level yang memadai, beberapa diantaranya justru disebabkan akibat dari kesalahan dalam mengelola IT management. Apa saja kesalahan pengelolaan tersebut, berikut adalah beberapa diantaranya yang saya sarikan dari pengalaman berkunjung dan berinteraksi dengan perusahaan-perusahaan :

Kemampuan SDM

Karena kemampuan SDM yang kurang mumpuni, banyak permintaan klien (eksternal maupun internal) yang tidak dapat direspon dengan cepat. Pekerjaan dengan kualitas yang sama namun diselesaikan dalam waktu yang lebih lama bisa mengurangi nilai urgensi dari pekerjaan itu sendiri. Untuk menyiasatinya, manajer IT bisa menjadwalkan pelatihan dan training untuk peningkatan kemampuan SDM yang dimiliki. Upaya lain adalah dengan melengkapi pustaka yang dimiliki dan membuat SOP agar siapapun SDM yang diberikan wewenang, hasil kerjanya akan memiliki kualitas yang sama

Kemampuan Diplomasi & Berkomunikasi

Kebijakan yang baik, aturan yang lebih tepat guna dan pengubahan prosedur kerja kearah yang lebih baik dapat menimbulkan hasil yang berbeda jika tidak dikomunikasikan dengan cara yang elegan, terutama dengan pihak-pihak yang terkait dengan kebijakan dan prosedur yang hendak dijalankan. Sebagai contoh mudah, kebijakan penerapan IT standard semacam kombinasi strong password dan password age (pengubahan password dalam interval waktu tertentu) akan menimbulkan resistensi bagi user karena dianggap mempersulit sistem kerja yang biasa dijalankan.

Resistensi ini bisa dihindari jika bagian IT mampu memberikan sosialisasi dan penjelasan yang apik terkait aspek keamanan data dan audit sistem yang menjadi latar belakang penerapan kebijakan tersebut

Konsistensi pada Aturan

Bagian IT juga akan kurang dihargai jika tidak konsisten pada aturan yang ditetapkan. Karena berposisi sebagai administrator untuk sistem yang berjalan diperusahaan, adakalanya wewenang yang ada menjadi pembenar bagi perbedaan hak akses dan benefit yang didapatkan oleh end user. Kebijakan pembatasan suatu hak (misalnya hak akses penggunaan internet dan social media dilingkungan perusahaan) harus diterapkan secara adil, perbedaan hak akses merupakan penjabaran dari suatu kebijakan/peraturan perusahaan, bukan karena like/dislike.

Memiliki Rencana Kerja Strategis

Jika bagian IT bersifat pasif dan menunggu permintaan kebutuhan dari klien, bagian IT akan selalu berada 1 langkah dibelakang. Jika ini yang terjadi, bagian IT tidak akan mampu merespon peningkatan kebutuhan perusahaan karena terlambat mengantisipasi perkembangan. Bagian IT yang dikelola dengan baik harus memiliki perencanaan strategis dengan mempertimbangkan lingkup bisnis perusahaan, perkembangan teknologi dan upaya memberikan nilai tambah bagi proses bisnis yang sedang berjalan.

Jika perlu, bagian IT harus mampu mendefinisikan perubahan proses bisnis perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas baik dari segi biaya, waktu maupun citra perusahaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mampu meningkatkan waktu proses administrasi, menghemat biaya operasional dan menjadi pionir saat mendayagunakan mobile device untuk proses input data transaksi harian 2-3 tahun sebelum perusahaan lain menerapkannya.

Memiliki Kerangka Kerja

Rencana kerja yang baik tidak dapat berjalan sesuai harapan jika tidak diuraikan dalam kerangka kerja yang menjadi roadmap bagi implementasinya di perusahaan.

Usulan terhadap suatu perbaikan, sebaiknya tidak dibicarakan secara lisan melainkan secara tertulis yang menguraikan latar belakang upaya perbaikan yang dilakukan, kondisi saat ini, kondisi yang diinginkan, keuntungan yang bisa dicapai serta dilengkapi dengan tabel dan grafik yang menarik.

Kerangka kerja juga sangat baik untuk dijadikan sebagai pertimbangan dalam menentukan estimasi waktu pelaksanaan, memilih prioritas yang hendak diambil dan memperkirakan kemungkinan hambatan yang timbul.

Rencana kerja yang baik namun dilakukan terburu-buru kemungkinan besar akan menimbulkan masalah yang tidak perlu dan berakibat pada melesetnya pencapaian target yang sudah direncanakan

Jika diterapkan secara konsisten, 5 hal diatas akan membantu IT management mendefinisikan ulang kemampuan yang dimiliki dan secara bertahap memperbaiki kualitas layanan bagi klien. Mau mencobanya?