Tips Wirausaha : Standarisasi & Modifikasi Proposal untuk Setiap Klien

Kemarin, salah satu agenda saya adalah memberikan presentasi pada salah satu klien di daerah Ampera Raya Jakarta Selatan. Semestinya presentasi dilakukan di hari Senin, 9 Januari 2012 namun karena ada halangan akhirnya diputuskan melakukan rescheduling menjadi hari Selasa, 10 Januari 2012.

Sebelum berangkat, saya mengecek ulang materi presentasi dan handout yang akan diberikan. Saya membiasakan diri membuat 2 materi, yaitu materi lengkap berisi proposal termasuk detail penjelasan dan satu lagi berupa item-item tertentu yang akan dipresentasikan.

Karena janji pertemuan diadakan pada pukul 15.00 dan dengan asumsi lama perjalanan dari Bekasi sekitar 2 jam, saya masih bisa menyempatkan diri ke salah satu klien di daerah Jati Asih untuk kunjungan maintenance terjadwal. Selepas Dzuhur barulah saya meluncur ke Ampera Raya.

Ternyata perjalanan sangat lancar meski selama perjalanan diguyur hujan deras. Tak sampai 1 jam saya sudah sampai di lokasi jadi bisa menunggu team Excellent yang datang dari Tangerang sekaligus mengecek materi akhir.

Presentasi hari ini ternyata memberikan manfaat yang sangat besar, karena dari pihak klien hadir CFO (Chief Financial Officer) seorang expatriat yang cas-cis-cus dengan staffnya pakai bahasa Linggis tapi dia juga pintar bahasa Indonesia. Jadi kadangkala pembicaraan campur aduk, ia bertanya atau mengungkapkan pendapat dengan bahasa Inggris sedangkan staffnya dan saya menanggapinya dengan bahasa Indonesia. Kecepatan saya mendengar dan memahami ucapan dalam bahasa asing (dalam hal ini bahasa Inggris) memang lebih lumayan ketimbang ngobrol dan komunikasi verbal, itu sebabnya salah satu resolusi saya di tahun 2012 ini adalah kursus conversation bahasa asing 🙂

Manfaat yang saya maksudkan adalah kemampuan si CFO dalam menjelaskan apa yang ia inginkan. Karena kemarin baru presentasi awal, saya memang mempersiapkan proposal secara general. Proposal ini merupakan standar kami yang memuat aspek-aspek layanan dan penjelasan masing-masing layanan namun sudah mengarah pada apa yang mereka butuhkan. Misalnya, jika klien memberikan informasi mengenai rencana kebutuhan implementasi server, kami biasanya sudah mempersiapkan kebutuhan tersebut namun masih memberikan pilihan layanan dalam konfigurasinya.

Sebagai contoh, kami memberikan pilihan implementasi menggunakan Virtualization Technology dan High Availability Server meski mungkin saja pihak klien tidak membutuhkan solusi ini. Saya pernah menuliskan hal ini pada artikel : “Tips Wirausaha IT : Variasi Layanan dalam Proposal ke Klien”

Setelah mendengar presentasi saya dan membaca handout materi yang saya berikan, ia dapat dengan tepat menguraikan apa yang ia inginkan dari tindak lanjut pertemuan, yang secara garis besar adalah sebagai berikut :

1. Proposal Secara Custom. Ia meminta staffnya untuk memberikan kepada kami skema sistem yang berjalan, masalah yang terjadi dan apa yang mereka inginkan. Secara general hal ini memang sudah disampaikan oleh staffnya yang menghubungi saya namun ia ingin kami diberikan informasi lebih detail agar bisa memberikan “tailored proposal”
2. Proposal Secara Detail. Ia meminta kami untuk langsung mendefinisikan usulan proposal kami sesuai informasi yang mereka berikan. Mulai dari jumlah user, kebutuhan hardware, skema sistem, keuntungan yang bisa dicapai, estimasi lama waktu pengerjaan, estimasi biaya dan persiapan yang harus dilakukan. Ia ingin agar proposal benar-benar menjadi sebuah panduan bagi dia sebagai sebagai pembuat keputusan alias Decision Maker
3. Penentuan Waktu. Ia bisa langsung menyampaikan bahwa jika ia menerima update proposal dari kami, ia dapat menentukan keputusan pada akhir pekan ini atau paling lambat pada awal pekan depan. Tidak banyak klien yang mampu secara gamblang menentukan batasan waktu, meski yang kami temui seorang pengambil keputusan sekalipun. Pada beberapa klien, adakalanya proposal yang kami berikan tidak mendapat follow up atau jika difollow up sekalipun, tanggapannya tidak sesuai dengan semangat awal. Malah ada juga klien yang setelah meminta proposal dan proposalnya dikirimkan malah tidak bisa difollow up sama sekali (email/sms tidak berbalas, telpon tidak bisa dihubungi)
4. To the Point. Entah karena merupakan habit dari si expatriat atau memang sifatnya demikian (berdasarkan pengalaman sepertinya alasan yang pertama), si CFO mengungkapkan apa yang ia pikirkan secara to the point yang sangat memudahkan kami dalam menanggapinya. Pembicaraan bisa langsung tuntas dan tidak ngalor-ngidul kemana-mana. Sebagai contoh, saat ada beberapa opsi, ia bisa langsung menentukan pilihan yang diambil berdasarkan alasan-alasan yang ia ungkapkan

Beberapa hal diatas memberikan insight bagi saya dalam upaya memberikan penjelasan yang lebih menarik dan lebih tepat guna bagi klien. Penyusunan proposal yang bagus dan tepat guna serta presentasi yang disampaikan dengan baik memang tidak selalu menjamin keberhasilan suatu penawaran namun jika kita sudah menjalankan apa yang menurut kita sudah kita persiapkan sebaik-baiknya, hasil akhir tidaklah menjadi kekhawatiran bagi saya. Jika berhasil berarti patut disyukuri namun jika belum berhasilnya artinya ada hal-hal tertentu yang perlu diperbaiki atau alasan lainnya, project tersebut memang bukan rezeki saya 😀