Tips Wirausaha : Project Urgent, Proses Administrasi & Jebakan Over Head Cost

Salah satu proses bisnis yang kerapkali membuat cash flow berdarah-darah adalah soal termin pembayaran dan lamanya proses pembayaran. Hal ini bisa terjadi jika kita mengabaikan prosedur administrasi yang normal sebagaimana mestinya.

Misalnya begini : Ada salah satu customer yang menghubungi, “Pak, urgent nih pak. Kami ada pekerjaan penting, harus dikerjakan secepatnya karena direksi sudah sering komplain mengenai stabilitas sistem. Bisa nggak bapak kerjakan dulu, nanti PO-nya menyusul”.

Karena hidung mencium peluang bisnis, adakalanya kita main terkam saja. Toh sudah ada kepastian PO turun, hanya soal waktu saja.

Setelah pekerjaan tuntas dikerjakan, ternyata PO masih belum turun. Bagian Purchasing merasa tidak dilibatkan oleh bagian teknis (dalam hal ini bagian IT). Akibatnya, proses PO jadi lama, pembayaran juga lama. Estimasi pendapatan jadi meleset dan cash flow tergerus pengeluaran untuk overhead cost.

Hati-hati jika customer meminta by pass proses administrasi dengan alasan pekerjaannya urgent. Justru karena urgent semestinya mereka mempercepat proses administrasi. Adakalanya niat kita untuk membantu mereka justru membuat kita harus menanggung resiko terlambatnya penyelesaian pekerjaan.

Jangan lupa, customer bisa berargumentasi mereka urgent karena mereka sedang butuh. Kita punya posisi tawar yang bagus jika kita membantu mereka, namun harus tetap hati-hati jangan sampai setelah dibantu, mereka justru tidak lagi terlalu bersemangat membantu kita menyelesaikan proses administrasi dan keuangan, karena toh kebutuhan mereka sudah terpenuhi.

Apakah dengan demikian kita harus selalu kaku untuk meminta proses administrasi didahulukan. Sebenarnya tidak harus kaku, kita bisa secara persuasif mendorong mereka untuk menjalankan kegiatan administrasi. Ingat, ini bisnis antar perusahaan, bukan antar pertemanan. Jangan sampai hubungan baik diawal malah menjadi bencana dan sumber perselisihan terkait masalah keterlambatan pembayaran pekerjaan.

Saya pribadi, dengan berkaca pada pengalaman, lebih prefer untuk meminta customer mengikuti prosedur normal. Untuk project implementasi sistem misalnya, urutannya adalah sebagai berikut :

1. Excellent kirim proposal/quotation
2. Customer negosiasi-Excellent Deal soal terms of payment dan besaran nilai pekerjaan
3. Customer mengirimkan PO/SPK
4. Excellent mengirimkan draft kontrak kerja & rencana pelaksanaan pekerjaan
5. Customer approve kontrak kerja & rencana kerja
6. Pelaksanaan pekerjaan

Adakalanya saya meminta DP untuk menutup overhead cost (transport, makan staff dan biaya operasional selama pengerjaan).

Saya lebih memilih batal deal secara baik-baik jika kami tidak menyepakati item-item tertentu daripada membypass proses tersebut namun malah timbul perselisihan saat pekerjaan dan saat pelaksanaan karena ada perbedaan cara pandang terhadap item-item pekerjaan.