Tips Staff IT : Sempatkan Diri Membenahi Tempat Kerja

Catatan : Gambar-gambar yang disertakan dalam artikel ini adalah ilustrasi, bukan situasi dikantor klien.

Saya pernah melakukan implementasi sistem di kantor klien di daerah Tangerang dan menemukan hal yang ajaib : Meja kerjanya sukar dilihat karena ada tumpukan bermacam-macam barang. Ada tumpukan kertas, power supply, komponen penutup printer, kabel dan barang lainnya yang berserakan memenuhi meja. Barang tersebut bukan hanya ada diatas meja, karena sebagian lainnya ada di kolong (bawah) meja dan dibawah kursi.

Sambil tersenyum saya sindir dia, “Wah, benar-benar pekerja keras ya…”. Dia balik tersenyum dan menjawab, “Sibuk mas, nggak sempet beres-beres, apalagi ruangannya sempit”.

Pada klien lain, saya menemukan hal yang mirip, kali ini di ruang servernya. Kabel centang perenang sampai-sampai saya bingung jangan-jangan dia salah cabut kabel jika tidak hati-hati. Ada beberapa kabel yang dipasang secara by pass, tidak melalui jalur semestinya melainkan langsung dari switch ke samping lemari server (semestinya lewat belakang). Alasannya, itu peninggalan dari staff IT sebelumnya.

Di klien yang lain lagi lebih parah. Saya kerap tersandung karena kabel ada dibawah (lantai) dan hanya diberi lakban. Lakbannya sudah rapuh dan mudah lepas karena kabelnya sering tertendang. Kabel tersebut kadang diberi penutup kabel, yang justru membuatnya tambah mudah tertendang karena posisi penutup kabel itu menghalangi jalan.

Jika mengalami situasi seperti diatas, saran saya, jangan menunda untuk membenahinya. Ruangan yang berantakan dan tempat kerja yang tidak rapi merupakan benih-benih masalah dikelak kemudian hari. Ruangan yang sempit justru harus menjadi alasan utama merapikan tempat kerja. Kalau di perusahaan-perusahaan Jepang biasanya ada standarisasi pengaturan tempat kerja yang baik, yaitu 5S : Seiri (Pemilahan); Seiton (Penataan); Seiso (Pembersihan); Seiketsu (Pemantapan); Shitsuke (Pembiasaan); Seiri (Pemilahan).

Jika kita tidak memiliki waktu untuk membenahinya, carilah orang yang bisa kita ajari untuk membenahinya, misalnya dengan merekrut anak PKL (Praktek Kerja Lapangan). Tentu saja anak PKL tersebut tidak melulu diminta membenahi ruangan yang berantakan 🙂 karena ia juga butuh belajar materi yang ia perlukan. Jika perlu, kita juga bisa meminta bantuan team professional yang memang memiliki kapabilitas dalam hal penataan ruangan dan lingkungan kerja. Sebagai contoh, ada perusahaan yang fokus dan memiliki keahlian dalam membenahi sistem kabel di ruang server/data center. Mereka punya standarisasi penataan dan penandaan sehingga ruang server lebih rapi dan mudah dikelola.

Jangan menunggu lama untuk pembenahan, apalagi jika kita baru menjalani pekerjaan di tempat tersebut. Jangan jadikan warisan staff IT/SysAdmin yang lama sebagai alasan, karena hal itu tidak membantu memperbaiki keadaan. Jika kita menunggu terlalu lama untuk pembenahan, kita menjadi terbiasa dengan permasalahan tersebut dan tidak lagi memandangnya sebagai sesuatu yang perlu dibenahi. Coba saja ingat-ingat, saat pertama kali kita bekerja biasanya kita peka pada hal-hal yang mengganggu kenyamanan bekerja. Namun seiring dengan berjalannya waktu, biasanya perasaan itu menjadi tumpul dan lama-lama kita menganggapnya sebagai hal yang biasa saja.

Tidak usah khawatir dengan kemungkinan biaya yang timbul. Jika kita memiliki alasan yang kuat untuk menjalankannya, perusahaan semestinya akan memberikan dukungan. Kita kan tidak bermaksud mengeluarkan biaya untuk keperluan pribadi, melainkan untuk kepentingan perusahaan. Juga jangan mutung jika proposal yang kita sampaikan ternyata tidak mendapat dukungan dari atasan. Bisa jadi alasan kita kurang kuat; kita menyampaikannya secara lisan sambil lalu; atau memang situasi dan kondisinya kurang tepat.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa dijadikan pedoman jika kita hendak mengajukan penataan ruangan dan lingkungan kerja :

1. Ajukan usulan penataan tersebut secara tertulis. Jangan bicara secara lisan karena urgensi-nya tidak tercapai. Bicara lisan juga menyulitkan kita menguraikan kerugian lingkungan kerja sekarang, biaya yang mungkin timbul dan keuntungan yang bisa dicapai. Buatlah usulan tersebut dalam bentuk proposal beberapa lembar yang memuat alasan, biaya, mekanisme pelaksanaan dan keuntungan yang bisa dicapai
2. Ajukan usulan sejak awal. Biasanya kita ragu mengajukan usulan jika kita merupakan orang baru. Padahal justru terbalik. Karena masih baru, kita memiliki peluang yang lebih besar jika kita mengajukan usulan tersebut, karena berarti kita memiliki kemampuan analisa masalah dan sistem kerja yang terstruktur dan biasanya atasan memaklumi usulan-usulan perbaikan yang disampaikan
3. Berikan beberapa alternatif. Untuk mengantisipasi penolakan usulan-misalnya karena terkait dengan biaya, biasakan membuat beberapa skema pelaksanaan. Misalnya alternatif 1, menggunakan jasa professional pihak lain. Alternatif 2, menggunakan SDM dalam bentuk anak-anak PKL dan alternatif terakhir, mendayagunakan staff IT yang ada. Alternatif yang diberikan akan membuat atasan tidak lagi berpikir soal setuju atau tidak melainkan lebih ke arah pilihan alternatif mana yang hendak diambil. Hal ini menguntungkan karena tujuan awal soal persetujuan sudah kita dapatkan, tinggal menentukan mekanisme pelaksaan yang paling efisien dan efektif
4. Ikut terlibat. Meski kita bisa mendelegasikan wewenang penataan pada pihak lain atau pada staff dan anak PKL, kita tidak boleh berlepas tangan karena tanggung jawab itu ada pada kita. Turutlah hadir pada saat penataan, jangan menyerahkan segala urusan pada anak buah. Jangan juga berharap segalanya lancar sedangkan kita sendiri tidak memberikan instruksi dan cara kerja yang benar
5. Berikan tenggat waktu. Tenggat waktu akan membantu kita merencanakan kegiatan yang lebih efisien dan akan memastikan bahwa kegiatan penataan akan memberikan dampak positif sesuai dengan perkiraan. Mundurnya waktu penyelesaian mungkin kelihatan tidak berbahaya, padahal pekerjaan yang baik tidak akan memberikan hasil yang optimal jika meleset dari waktu penyelesaian yang direncanakan.

Terus terang saya menyesal saat bekerja di perusahaan tidak memahami pentingnya penataan lingkungan kerja dan baru menyadarinya saat saya bekerja sebagai konsultan IT dan berkunjung ke banyak klien yang memiliki lingkungan kerja berbeda-beda. Jangan sampai anda menyesal karena meninggalkan beban masalah penataan ruang kerja pada pengganti anda 🙂