Tips Mengirim Email agar tidak Masuk Junk/Spam

Berikut adalah beberapa tips bagi rekan-rekan yang ingin berkomunikasi via email, baik untuk melamar pekerjaan, korespondensi resmi ataupun sebagai bagian dari syarat suatu pendaftaran. Tips ini saya sarikan dari pengalaman menangani email server, termasuk mengamati banyaknya email false positive, yaitu email normal yang ditag sebagai spam oleh anti spam appliance karena satu atau lain hal.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

1. Baca petunjuk cara mengirim email yang diminta. Perhatikan penulisan subject, isi email maupun batasan maksimum jumlah attachment. Jika attachment dibatasi hanya 1 MB misalnya, umumnya email diatas kapasitas tersebut akan otomatis direject. Ingat, perusahaan/lembaga menerima banyak sekali lamaran, jangan sampai lamaran sudah terkena blacklist padahal belum dibaca sama sekali
2. Sebaiknya Menulis Subject dalam Pola Title Case : Misalnya “Lamaran Pekerjaan Staff IT : Muhammad Rivai Andargini”. Jangan menulis CAPS LOCK alias HURUF KAPITAL semua karena anti spam biasanya memberikan penalti beberapa score point untuk penggunaan huruf kapital
3. Gunakan alamat email yang baik dan jangan menggunakan nama yang “nyeleneh”. Meski mungkin ingin menunjukkan jati diri, belum tentu pihak penerima memahami maksud si pengirim, apalagi jika digunakan untuk email komunikasi resmi. Contoh alamat email nyeleneh misalnya : nita_cantique, An4k_4l4y 🙂
4. Selalu isi subject email. Email tanpa subject biasanya terkena blacklist atau dipenalti sebagai spam
5. Selalu isi body email, minimal kalimat sopan pengantar isi email. Email tanpa body akan menerima beberapa point pemberatan dan dicurigai sebagai spam
6. Hindari menggunakan attachment dalam format aneh seperti .exe, .scr, .pps dan lain-lain karena biasanya ditumpangi virus. Mail server yang baik otomatis akan memblokir/mereject email dengan attachment tersebut
7. Hindari menggunakan attachment gambar dalam format .bmp. Ukurannya besar sekali (rata-rata 3 MB). Sebaiknya gunakan .jpg atau .png
8. Jika menggunakan email yang disediakan gratis oleh penyedia layanan (misalnya Gmail, Hotmail dan Yahoo), sebaiknya gunakan Gmail. Tidak ada statistik valid sih, tapi biasanya koneksi dari dan ke mail server gmail relatif lebih lancar (note, ini rekomendasi pribadi, silakan diabaikan jika merasa kurang sreg, jangan sampai saya dimusuhi oleh Yahoo atau Hotmail gara-gara menulis tips ini :-D)
9. Jika memungkinkan, gunakan format email Plain Text. artinya tidak ada embel-embel format HTML seperti warna-warni, bold, italic, underline dll. Memang sih format email HTML lebih menarik, namun success rate kiriman lebih rendah daripada format plain text karena sebagian anti spam biasanya memberikan score penalti jika menggunakan format HTML
10. Hindari attachment dalam format yang tidak umum, apalagi jika dipassword pula . Sebagian anti spam memblock email zip/rar/pdf berpassword. Format PDF sudah cukup standard, tampilan tidak berubah, namun sebaiknya jangan dipassword. Kita kan bukan hendak kirim slip tagihan kartu kredit kita ke perusahaan tempat kita melamar.