Strategi Implementasi Linux pada Perusahaan / Lembaga / Instansi

Note : Tulisan ini tidak bermaksud membandingkan kemampuan software. Jika ada perbandingan / ulasan mengenai software aplikasi, kesemuanya lebih ditujukan sebagai penggambaran kondisi yang sebenarnya. Penulis menggunakan open source Linux sebagai salah satu alternatif menggunakan software yang murah dan legal.

Beberapa tahun belakangan, perkembangan Linux di Indonesia semakin pesat dan maju, apalagi sejak diundangkannya UU hak cipta No. 19 Tahun 2002. Banyak orang ingin mencoba seperti apa Linux itu, baik untuk pribadi maupun di lingkup perusahaan atau instansi.

Di lingkungan perusahaan yang secara tradisional menggunakan produk Microsoft (baca : Windows), Implementasi Linux (dan open source) lainnya merupakan suatu perjuangan tersendiri, meski sebenarnya ditujukan untuk kebaikan penggunanya. Penulis memiliki pengalaman mengajarkan Linux pada anak SD (adik & keponakan) ternyata lebih mudah dibandingkan mengajarkan Linux pada karyawan atau siswa yang sudah terbiasa menggunakan aplikasi Microsoft.

Dalam banyak kasus, implementasi Linux lebih mudah diterapkan pada perusahaan yang masih manual dalam mengerjakan administrasinya. Jika sebelumnya menggunakan mesin tik atau tulisan tangan, penetrasi Linux akan jauh lebih mudah dibandingkan jika ingin menggantikan produk Microsoft yang sudah bertahun-tahun digunakan.

Pada posisi ini, sering timbul dilema dalam penerapan Linux. Perusahaan ingin menghemat biaya namun disisi lain terbentur pada kesulitan sumber daya manusia yang belum familiar dengan Linux. Perusahaan, dalam beberapa segi dan alasan tertentu juga ingin tetap menggunakan produk Microosft namun terbentur pada biaya lisensi.

Jika anda seorang yang menduduki posisi Staff IT (EDP, MIS), bisa timbul benturan kepentingan dan mungkin juga perbedaan pendapat jika ingin melakukan implementasi Linux. Kesulitan akan lebih besar jika anda adalah orang baru di perusahaan; target penerapan adalah orang yang sudah lama atau menduduki posisi yang secara hirarki lebih tinggi atau jika software Linux secara fasilitas belum dapat menandingi fasilitas software komersial.

Strategi yang ada dalam tulisan ini mengasumsikan bahwa anda ingin menerapkan implementasi Linux secara semut eh smooth , aman dan terkendali, dengan salah satu dari beberapa alasan diatas.
Strategi implementasi Linux berikut ini dapat anda coba dan semoga bisa membantu.

1. Buat Renstra (Rencana Strategis)
2. Tentukan Proritas
3. Berikan Sosialisasi
4. Lakukan dari sisi Server
5. Implementasikan pada komputer public
6. Gunakan Windows dari Linux
7. Implementasi Penuh

1. Buat Renstra

Rencana strategi perlu dibuat mengingat implementasi Linux diperusahaan memerlukan dukungan dari top management. Sebelum anda melangkah pada tahapan implementasi, yakinkan top management atau atasan anda bahwa Linux penting dipertimbangkan. Uraikan hal-hal sebagai berikut :

* Berikan penjelasan mengenai penerapan Undang-Undang Hak Cipta (HAKI)
Bagi perusahaan, ketaatan pada Undang-Undang & hukum adalah sesuatu yang harus dilakukan. Bagi pribadi atau rumahan mungkin akan berpikir mengenai ‘tidak terjangkau’ oleh HAKI, namun untuk perusahaan cara berpikirnya akan didasari pada kelancaran operasional dan sanksi yang menimpa jika tidak mengikuti Undang-Undang.

* Berikan opsi / pilihan, jangan membuat fait accompli

Fait Accompli berarti menentukan keputusan lebih dahulu baru meminta persetujuan. Jika anda menyatakan bahwa "Gunakan Linux kalau tidak ingin kena denda", situasi yang akan muncul adalah situasi menang-kalah. Akan lebih baik & lebih nyaman jika kita menggambarkan pilihan yang dapat diambil dan membiarkan perusahaan yang memilihnya.

Pilihan yang ada terdiri dari :

1. Tetap menggunakan software komersial, membayar lisensi (biaya tinggi). Berikan daftar biaya yang diperlukan sampai pada rincian lisensi. Misalnya jika menggunakan software A, untuk digunakan pada satu komputer memerlukan biaya X rupiah.
2. Dual Sistem, sebagian menggunakan software komersial, sebagian menggunakan software open source. Berikan gambaran mengenai aplikasi apa saja yang dapat menggunakan software open source. Mengingat sebagian besar software komersial memiliki kembaran di software open source, ada kemungkinan semuanya dapat menggunakan software open source, 🙂
3. Secara penuh menggunakan software open source Berikan gambaran mengenai tahapan yang dapat dilakukan dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi.

Secara umum, pilihan yang paling feasible adalah pilihan kedua. Pada tahap akhir, pilihan kedua akan menjelma menjadi pilihan ketiga.

* Buat Proyek implementasi
Proyek ini memuat tahapan yang akan dilakukan, hal-hal yang harus dipersiapkan (pelatihan untuk staff IT, instruktur dan posisi kunci) dan contingency planning. Bagi kedalam rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang.

2. Tentukan Prioritas

Tentukan proritas implementasi open source yang akan dilakukan. Buat list / catatan mengenai aplikasi yang digunakan dan cari padanannya di open source. Setelah itu tentukan skor prioritas.

3. Berikan Sosialisasi

Sosialisasi mengenai Linux perlu dilakukan agar pengguna tidak kaget saat menerapkannya. Sebagian besar perusahaan sudah pernah mendengar mengenai Linux dan bagian terbesar dari bagian terbesar tadi (bingung khan :-D) mendengar bahwa Linux itu sulit.

Berikan contoh kemudahan yang didapatkan lewat Linux. Contoh paling mudah adalah penggunaan internet dan email via Linux.

Beberapa waktu yang lalu (sebelum saya intens dengan Linux), saya pernah diberikan penjelasan tentang Linux. Saya diberi penjelasan mengenai Kernel dan semacamny. Bukannya tambah mengerti, saya malah merasa bahwa Linux itu semakin sulit dan rumit.

Berikan penjelasan dengan bahasa yang sederhana. Jangan menganggap bahwa orang lain / pengguna payah dan (maaf) bodoh karena tidak mau mengerti soal Linux. Saya sendiri, meski pada kenyataannya saya bodoh, saya tidak akan terima dikatakan bodoh. Ya khan ;-).

Biasanya ini bisa terjadi jika kita sudah berkali-kali memberikan penjelasan tapi pengguna masih tidak mengerti. Daripada kita berdebat dan berselisih mengenai migrasi sistem, lebih baik kita mengalah dan menurunkan tingkat sosialisasi yang diberikan. Jika tujuan yang kita inginkan dapat tercapai, kita tidak perlu berdebat lebih panjang lagi.

Jika sudah terbiasa, tidak apa-apa pengguna diberi penjelasan mengenai hal-hal yang lebih serius.

4. Lakukan dari Sisi Server

Berdasarkan pengalaman, Implementasi dari sisi Server jauh lebih mudah karena dilakukan secara back-end bukan front-end. Pengguna tidak akan merasakan perbedaan penggunaan email meski Server email diganti dari Exchange Server menjadi Sendmail, Qmail atau Postfix. Pengguna juga tidak akan keberatan seandainya Web Server diganti dari Internet Information Services (IIS) menjadi Apache. Pengguna ngga tahu kok, hehehe… Jangan-jangan yang keberatan malah staff IT karena jadi tambah kerjaan ;-D.

Linux terkenal dari segi keamanan dan stabilitas sistem. Digunakan oleh banyak ISP yang harus menangani banyak transaksi dan berbagai perusahaan besar sebagai aplikasi back end. Jika ingin menggunakan Linux sebagai server email dan web server, tidak perlu khawatir mengenai kwalitas stabilitas sistem dan keamanannya.

Implementasi dari sisi server dapat dilakukan dengan cara menentukan proritas implementasi open source yang akan dilakukan. Buat list / catatan mengenai aplikasi yang akan diuji coba dan lakukan dulu dalam lingkup yang lebih kecil (internal departmen IT misalnya).

5. Implementasikan pada komputer public

Jika di perusahaan ada komputer yang dijadikan sebagai komputer umum / public / digunakan bersama-sama, ini merupakan target implementasi yang tepat setelah penggunaan disisi server berjalan lancar. Instalasikan sistem Linux di komputer umum dan monitor feed back dari pengguna. Jangan lupa, berikan semacam manual book kepada pengguna .

6. Gunakan Windows dari Linux

Jika perusahaan memiliki aplikasi yang dijalankan di Windows dan sudah mengeluarkan biaya besar untuk pengembangannya, kita tetap dapat menggunakan aplikasi tersebut meski menggunakan Linux. Gunakan kolaborasi Windows Terminal Services dengan Linux model Thinstation. Penjelasan mengenai penggunaan aplikasi Windows dari Linux dapat dibaca pada website ilmukomputer.com pada kolom penulis Romi Satria Wahono & M. Choirul Amri. Selain menggunakan model thinstation, kita juga dapat menggunakan Wine (Wine is not an Emulator) winehq.com, sebuah aplikasi yang melakukan emulasi (meski Wine sendiri bilang bahwa dia bukan Emulator 😉 ) aplikasi windows didalam Linux. Penulis sendiri sukses menjalankan aplikasi Microsoft Office 97 dengan sistem Linux Red Hat 9. Alasan penggunaan aplikasi Microsoft Office 97 lebih pada tingkat kebutuhan memory yang lebih rendah dibandingkan aplikasi Microsoft Office 2000 dan XP. UPDATED : Office 2000 dan XP berjalan stabil pada Linux menggunakan Wine.

7. Implementasi Penuh

Jika semua tahapan telah dilakukan dan dievaluasi hasilnya secara simultan dan periodik, penerapan Linux akan menghasilkan resistensi yang minim dan dapat berjalan tanpa hambatan yang berarti.

Hal ini telah penulis terapkan dilingkungan kerja dan sudah mengalami fase trial & error yang cukup lama. Semoga hal ini dapat diterapkan di lingkup yang lain dengan masa penerapan yang lebih singkat, apalagi dengan dikeluarkannya distro Linux terbaru (saat ini penulis menggunakan distro Linux Mandrake 10) yang telah memberikan display grafis cantik dan menarik.

Jika kita mau mencatat hal-hal yang terjadi selama proses implementasi Linux, kita akan menemukan bahwa pengetahuan kita bertambah dengan pesat, karena kita bukan lagi model pengguna apa adanya, melainkan juga pengguna yang memahami alur proses.

Bagi perusahaan, implementasi Linux dapat membantu efisiensi biaya teknologi informasi tanpa ada penurunan kwalitas layanan. So, mengapa tidak mencoba Linux ?