Salah satu masalah yang kerap terjadi saat saya melakukan implementasi ataupun migrasi sistem mail server di perusahaan klien adalah lamanya proses modifikasi DNS records. Hal ini terjadi karena ternyata administrasi untuk domain, hosting dan DNS dikelola oleh pihak ISP, bukan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Ada banyak alasan mengapa perusahaan menempatkan administrative authority-nya pada pihak ISP, antara lain karena :
- Perusahaan tidak tahu kalau sebenarnya domain, hosting dan DNS bisa dikelola oleh team IT internal perusahaan
- Perusahaan memandang bahwa lebih baik jika akses domain, hosting dan DNS dikelola oleh ISP dengan asumsi pihak ISP lebih paham penangananya
- Perusahaan tidak ingin kehilangan informasi akses domain, hosting dan DNS jika suatu saat staff IT-nya resign atau berhenti kerja
Padahal, perusahaan tetap bisa berlangganan dengan pihak ISP namun juga tetap memegang kendali manajemen domain, hosting dan DNS. Jika perusahaan memegang kendali manajemen domain, hosting dan DNS, perusahaan akan mudah melakukan pengubahan records atau konfigurasi yang dibutuhkan.
Dalam hal implementasi mail server misalnya, dari 10 ciri-ciri mail server yang disetup dengan baik. banyak diantaranya yang berhubungan dengan konfigurasi DNS server, misalnya setting DKIM dan SPF. Ada banyak kasus, proses request perubahan atau penambahan records DNS membutuhkan waktu 1-2 hari, padahal semestinya bisa dieksekusi dalam waktu beberapa saat saja.
Saya, tentu saja tidak bermaksud menyalahkan ISP untuk lamanya proses eksekusi ini. Pelanggan ISP bukan hanya 1-2 customer dan mereka juga tidak bisa semudah perorangan dalam melakukan propagasi hasil perubahan DNS. Selain itu, ada banyak kasus dimana kesalahan konfigurasi oleh klien malah dianggap kesalahan pihak ISP.
Yang saya maksudkan adalah, kemungkinan seperti ini (lamanya proses eksekusi dan rekonfigurasi DNS) bisa dihindari jika perusahaan memiliki hak akses langsung terhadap manajemen DNS, domain dan hosting. Pihak ISP tetap dapat memonitor perubahan yang terjadi namun disisi lain juga memberikan keleluasaan akses pada perusahaan klien.
Sebagai catatan tambahan, pada hakikatnya domain, data hosting dan konfigurasi sistem merupakan property dan asset perusahaan. Jangan sampai asset tersebut sukar dikelola oleh perusahaan, apalagi jika sampai beralih tangan ke pihak lain akibat kelalaian perusahaan.
Dari sisi IT perusahaan, sebaiknya tetap menggunakan account standard, misalnya menggunakan user name dan password atas nama perusahaan, bukan atas nama perorangan. Bukan sikap SysAdmin yang baik jika perusahaan tetap mengejar-ngejar kita hanya sekedar menanyakan user name dan password sistem perusahaan yang pernah kita tangani, hanya gara-gara kita menggunakan user name dan password yang spesifik pada nama kita.
Misalnya, jangan mentang-mentang namanya Muhammad Rivai lantas menggunakan user name rivai sebagai user name dan alamat email pribadi untuk manajemen domain, hosting dan konfigurasi DNS perusahaan. Jauh lebih elegan jika kita menggunakan nama standard perusahaan, misalnya user name excellent dan alamat email default untuk perusahaan. Hal ini akan memudahkan kita dalam melakukan alih dokumen dan administrative contact jika suatu waktu berhenti dari perusahaan.
Semoga bermanfaat.
