Mindset Staff IT : Mengerjakan Sendiri atau Alihkan ke Vendor?

Beberapa waktu yang lalu ada diskusi di milis alumni Excellent mengenai upaya mereka jadi Superman yang mengerjakan banyak pekerjaan sehingga tidak sempat belajar ataupun meningkatkan pengetahuan. Saat saya bekerja sebagai staff IT, sayapun mengalami kondisi yang sama, jadi sekalian saja saya share disini jawaban saya di milis sekaligus opini saya mengenai pekerjaan seorang IT staff.

Berdasarkan pengalaman saya sebagai staff IT, supervisor IT, kepala bagian IT hingga menjadi konsultan IT saat ini, jika saya review, kesalahan terbesar saya dulu saat bekerja di bagian IT adalah mengerjakan semua detail sendiri. Ini berarti saya melakukan pekerjaan mulai dari install server, perbaikan komputer, pasang jaringan, pasang wireless, desain sistem hingga development aplikasi secara inhouse. Alasannya bermacam-macam, antara lain :

1. Tugas Staff IT. Pekerjaan IT kan memang seperti itu, kalau dikerjakan pihak lain, lantas pekerjaan staff IT apa dong?
2. Ketergantungan. Jika sistem atau aplikasi dikerjakan pihak lain, nanti timbul ketergantungan pada pihak vendor. Iya kalau vendornya mudah dikontak/hubungi, kalau susah atau bermasalah malah bisa jadi bencana
3. Respon Time Lambat. Jika sistem didesain dan dikelola oleh staff IT, responnya bisa langsung dilakukan, namun jika diserahkan pada pihak ketiga, jika ada apa-apa mesti menunggu waktu dan respon mereka yang mungkin saja lambat atau butuh waktu
4. Pengetahuan. Jika apa-apa diserahkan pada pihak ketiga/vendor, nanti kita nggak tahu apa-apa dan nggak ada peningkatan pengetahuan

Hal diatas juga yang menjadi alasan saya mengerjakan sebagian besar pekerjaan IT secara inhouse oleh team internal. Secara knowledge bagus karena bisa update pengetahuan namun disisi lain, saya kerap kali telat merespon dan memenuhi ekspektasi atasan/perusahaan.

Contoh, saya diminta menghubungkan koneksi antara office dengan gedung A sampai gedung J (total ada 10 gedung, estimasi jarak 200 m s/d 1 km). Saya mengerjakan semua, namun kendala yang timbul adalah :

1. Waktu saya habis untuk setting, karena belajar sekaligus setting
2. Setting saya kurang optimal karena pengetahuan saya juga terbatas
3. Pekerjaan saya yang lain terlantar
4. Ada pekerjaan reinstall komputer karena kena virus
5. Ada permintaan perubahan program aplikasi
6. Ada koneksi internet yang down
7. Ada komputer yang tidak terhubung ke internet
8. Virus membebani jaringan, berulang kali terjadi dan menyebar secara massal
9. Email kena tolak dari luar, masuk spam/junk dan ada juga yang sudah dikirim tapi tidak masuk ke tujuan
10. Email kena bom spam
11. Dan lain-lain

Setelah saya sekarang jadi konsultan dan sering mondar-mandir di klien, saya melihat dari sudut pandang global, kesulitan saya di masa-masa lalu adalah akibat saya sendiri yang mengerjakan segala-galanya secara detail. Sebagai contoh, untuk koneksi antar gedung, daripada saya atau staff yang mengerjakan dengan akibat kurang optimal settingnya, lebih baik saya :

1. Undang vendor atau konsultan yang top (practically OK, kita tahu portfolio dia)
2. Minta dia setup sistem dengan garansi kualitas yang sudah kita tentukan
3. Minta dia beri pelatihan kepada staff kita untuk setup sistem dan maintenance sistem
4. Minta kantor bayar konsultan tersebut

Wah, kantor mana mau investasi bayar mahal? Kenapa nggak staff sendiri saja yang melakukannya? Ini tergantung approach kita kepada atasan. Mengakui bahwa kita belum optimal bukan berarti mengakui kita bodoh. Kita bukan superman yang top segala-galanya. Meski saya punya pengalaman di server, email dan jaringan, untuk konfigurasi mikrotik saya minta bantuan yang lain karena untuk hal basic mungkin saja saya sedikit paham namun detailnya saya kurang paham

Untuk kasus anti virus/trojan, sebenarnya kita bisa mengajukan pembelian lisensi anti virus corporate yang bisa melakukan scanning via router/firewall. Dengan demikian kita bisa secara preventif mencegah kemungkinan adanya infeksi virus via salah satu komputer. Minimal ada alert awal saat terjadi.

Meski demikian, tentu saja kita juga harus selektif. Bukan segala pekerjaan diserahkan pada pihak ketiga. Serahkan pada vendor jika pekerjaan yang perlu dilakukan diluar kapabilitas kita atau staff kita. Jangan salah duga bahwa perusahaan akan selalu menolak permintaan kita untuk melakukan out source pekerjaan. Kunci utama memang dari sisi pendekatan kita kepada atasan atau manajemen.

Jika kita punya kapabilitas, kemampuan namun tetap kurang dipercaya oleh atasan atau manajemen saat memberikan penjelasan, ubah cara pendekatannya. Gunakan tangan pihak lain untuk memberikan penjelasan pada atasan atau manajemen, biasanya lebih mudah dan lebih dipercaya. Bukan karena atasan atau manajemen meremehkan kita, hal tersebut biasanya terjadi karena memang pihak ketiga dianggap punya kapabilitas dalam menjelaskan.

Jangan mutung atau putus asa jika pengajuan kita ditolak oleh atasan. Sedikit banyak tetap ada keuntungannya, minimal perusahaan tahu bahwa untuk mendapatkan kualitas yang baik perlu juga ditunjang oleh dukungan manajemen, baik aspek finansial maupun concern perusahaan.

Contohnya seperti ini. Jika kita hendak mengajukan investasi lisensi Virtualisasi Server dengan lisensi Essentials Plus yang butuh biaya sekitar 60 juta, jangan ajukan harga yang 60 juta juga melainkan ajukan harga tipe lain yang nilainya lebih tinggi, misalnya lisensi Enterprise Plus dengan asumsi biaya mencapai 100 juta. Nanti sebagai alternatif, kita ajukan opsi lisensi Essentials Plus yang nilainya lebih rendah.

Disadari atau tidak, contoh pendekatan ini menggunakan aspek  psikologis. Ada kecenderungan atasan untuk menolak pilihan pertama dan lebih memilih alternatif dengan biaya lebih rendah. Adakalanya usulan kita ditolak bukan karena solusinya kurang bagus melainkan karena penjelasan kita yang kurang lengkap dan kurang komprehensif.

Contoh lain misalnya untuk implementasi mail server. Kita bisa ajukan alternatif mengundang vendor, menggunakan jasa layanan cloud atau justru menggunakan mekanisme inhouse training dengan menggunakan server asli. Pilihan terakhir pasti berbiaya lebih rendah dan cenderung disetujui atasan dibandingkan alternatif pertama dan kedua yang relatif lebih mahal.

Jangan mau jadi superman yang mengerjakan segala pekerjaan dengan penghasilan ala kadarnya. Saya bukan bermaksud provokasi namun sebagai staff IT kita juga mesti punya harga diri. Jangan biarkan diri kita babak belur mengerjakan segala pekerjaan namun masih dianggap kurang bagus karena ada banyak pekerjaan tertunda atau bermasalah hanya gara-gara terlalu banyak pekerjaan yang harus kita lakukan dengan tenggat waktu bersamaan.