Menyandera Domain, Hosting & Mail Server : Antara Etika & Aspek Legal

Hari Selasa malam, 4 November 2014, saya sedang bermain dengan Vivian ketika seorang rekan bertanya via WhatsApp :

“Mas Vavai, bisa bantu nggak, salah satu klien saya ribut dengan IT-nya. IT-nya dikeluarkan, ternyata IT-nya membalas, email servernya dibuat jadi bermasalah. Bisa bantu tracking nggak mas, itu masalahnya karena apa dan perbaikannya bagaimana?”

Hmmmmh… Saya garuk-garuk kepala yang tidak gatal karena habis creambath (yaelah belagu jadi pria metroseksual pemula :-D). Saya tanya nama domainnya apa.

“Nama domainnya ****.co.id mas. Kantornya ada di Cikarang, Bekasi. PMA Jepang”

Saya coba check di whois PANDI https://www.pandi.or.id/whois/, ternyata domain ini dikelola/dimanage dengan nama pribadi si staff IT, berikut alamat email/kontak pribadi. Karena dikelola dengan account dan alamat email pribadi, kalau bicara iseng, bisa saja name servernya dibelokkan ke tempat lain dan berakibat domain, hosting dan mail servernya mengalami kendala operasional.

Kelihatannya, karena hubungan kerja yang berakhir kurang baik, pengelolaan domain dan hosting tersandera oleh staff IT yang dikeluarkan. Mungkin juga sebagai bagian dari bargaining power, wallahu alam, CMIIW, karena saya belum mendapat update terbaru setelah saya memberikan beberapa advis terkait hal ini.

Saya pernah menuliskan di artikel beberapa waktu yang lalu : Pengelolaan Domain, Hosting dan DNS Server Milik Perusahaan/Instansi/Lembaga, sebaiknya ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam hal pengelolaan properti perusahaan di dunia maya, yaitu :

1. Nama domain, pengelolaan hosting dan akses administrasi server sebaiknya dikelola oleh perusahaan, bukan pihak ISP ataupun vendor, meski vendornya Excellent sekalipun 😀
2. Account yang digunakan untuk mengelola domain, hosting dan administrasi server sebaiknya account yang bersifat standard, bukan menggunakan nama maupun alamat kontak pribadi staff IT

Dari sisi etika, tentu bukan keputusan yang bijak menyandera domain, hosting milik perusahaan tempat kita bekerja. Selain menyulitkan pihak perusahaan, sedikit ataupun banyak hal ini akan merugikan dan mempersulit diri kita sendiri.

Dari sisi legal, pihak perusahaan bisa saja mendaftarkan gugatan karena biar bagaimanapun, nama domain itu didaftarkan dengan dokumen legal perusahaan dalam bentuk SIUP, NPWP dan berkas legal lainnya milik perusahaan, meski registration contactnya merujuk ke nama staff IT yang mendaftarkan.

Jika gugatan legal formal dilayangkan, kemungkinan besar perusahaan akan menang, karena nama domain tersebut berakhiran .co.id dan persyaratan legalnya merujuk pada berkas milik perusahaan. Meski demikian, saat ditanya langkah terbaik yang bisa diambil, saya menyarankan beberapa hal berikut :

1. Jika memungkinkan, bicarakan baik-baik dengan staff IT yang bersangkutan. Mulai dengan cara yang baik dan diakhiri dengan cara yang baik
2. Jika pilihan pertama tidak memungkinkan, hubungi pihak ISP yang mengelola domain/hosting, tanya mengenai tata cara memindahkan kepemilikan nama domain
3. Jika langkah pertama dan kedua gagal, hubungi pihak PANDI untuk proses pemindahan kepemilikan/pengelolaan nama domain. Biasanya pihak PANDI meminta surat pernyataan diatas kertas berkop perusahaan, ditanda tangani diatas meterai oleh pimpinan perusahaan dan dilengkapi dengan berkas legal milik perusahaan

Saya pernah membantu beberapa klien yang domainnya tersandera baik sengaja maupun tidak sengaja dan akhirnya bisa didapatkan dengan salah satu dari 3 pilihan diatas.

Mungkin bukan kapasitas dan kapabilitas saya menasihati etika maupun perilaku staff IT dalam mengelola properti tangible maupun intangible asset milik perusahaan, namun andaikan saya ada diposisi yang sama dengan staff IT saya, lebih baik saya memilih untuk melakukan serah terima pekerjaan secara baik-baik dalam arti semua catatan user name, password, skema, topologi dan lain-lain-jika ada-kepada pihak pengganti atau pihak perusahaan. Kita boleh sebal atau boleh kesal dengan perusahaan namun jalan hidup kita bisa jadi masih panjang. Apa yang kita alami mungkin bisa menjadi pembelajaran yang baik bagi kita. Merusak properti perusahaan, mungkin memuaskan kita untuk sesaat, namun ada banyak kerugian baik waktu maupun biaya yang mungkin menyusul jika perusahaan tidak diam saja menghadapi masalah ini.

Semoga masalah di klien rekan saya tersebut berakhir dengan damai dan baik bagi kedua belah pihak.