Mempermudah Pekerjaan/Urusan Rekan Kerja

Beberapa hari yang lalu saya bersama 2 orang team Excellent hadir di salah satu klien Excellent, instansi pemerintah di Jakarta untuk proses Uji Fungsi/Verifikasi Sistem. Proses uji fungsi ini sebenarnya dimulai di hari Senin, namun ada kendala karena adanya ketidaksesuaian dokumen antara pihak penguji dengan pihak yang diuji.

Kendala ini karena ada perbedaan persepsi/asumsi dari PM (Project Manager) dengan pihak counter part dari klien. Setelah dikoordinasikan, hasilnya adalah perlu revisi disisi team kami agar menyesuaikan dengan permintaan klien. Ini berarti pekerjaan tambahan untuk team Excellent. Meski ada tambahan pekerjaan, saya pikir hal ini bukan merupakan masalah besar. Meski sebenarnya saya bisa berargumen bahwa ini bukan salah kami melainkan karena salah informasi, saya pikir tidak ada gunanya juga saya “blame” pihak lain untuk hal yang bisa kami atasi.

PM punya banyak pekerjaan mengkoordinasikan keseluruhan project. Daripada saya mengeluh mengenai adanya ketidakselarasan informasi, lebih baik saya mengecek apa saja yang bisa saya bantu untuk mempermudah pekerjaan PM sepanjang memang hal tersebut bisa kami atasi.

Hari Senin itu saya memang tidak hadir di kantor klien karena saya berada di kantor klien lain di daerah Sudirman untuk monitoring performa sistem, sementara beberapa engineer senior Excellent ada di Bandung untuk implementasi. Kami berkoordinasi via Telegram dan WA group berikut dengan koordinasi via email.

Dengan dibantu oleh team yang kompeten (thanks mbak Enno Sri Retno Sary), revisi dokumen bisa diselesaikan di hari Selasa.

Agar bisa memastikan semua proses verifikasi berjalan dengan lancar, saya memutuskan untuk hadir mendampingi team di hari Selasa. Pagi-pagi sekitar pkl. 06.00 WIB saya berangkat dari Bekasi agar sudah stand by di kantor klien pkl. 08.00 WIB.

Setelah sampai di kantor klien, saya informasikan pada pihak penguji/counter part bahwa saya sudah hadir untuk verifikasi uji fungsi.

Jawaban dari pihak penguji membuat saya tersenyum geli : “Kang Vavai, punten, untuk hari Selasa kami kuliah. Jadi untuk uji fungsi besok saja ya”.

Jiaaah… saya kurang check. Saya tahu tapi lupa kalau ada jadwal kuliah dari pihak rekanan. Daripada saya mengeluh waktu yang terbuang (lha gimana ngeluh, karena ini kesalahan sendiri), waktunya saya manfaatkan untuk mengecek dokumen uji fungsi dan melakukan validasi pada mekanisme pembuktiannya.

Kebetulan hari Rabu saya ada schedule kunjungan ke salah satu klien Excellent di Tanjung Priok jadi untuk uji fungsi hari Rabu kembali saya delegasikan ke team Excellent.

Dari 24 item yang diuji pada hari Rabu, 17 item berhasil diselesaikan dan sekaligus 100% sukses diverifikasi. 2 item diskip karena team Excellent butuh melakukan konfirmasi ulang dan sisa item diputuskan untuk diuji di hari Kamis 29 Oktober 2015.

Hari Kamis sebenarnya saya ada schedule kunjungan ke salah satu klien Excellent di Cibinong, Bogor, namun dengan sangat terpaksa saya reschedule karena finalisasi pekerjaan uji fungsi ini sangat urgent dan kelihatannya butuh kehadiran saya untuk memastikan semuanya berhasil diverifikasi. Minimal saya bisa membantu mengecek beberapa hal yang perlu divalidasi ulang.

Untuk mempermudah pekerjaan team penguji, saya meminta pada team Excellent untuk membuat dokumen yang lengkap dan komplit mengenai cara melakukan verifikasi bahwa sistem yang dibangun sudah memenuhi persyaratan teknis maupun persyaratan feature sistem. Saya juga berulangkali meminta team melakukan ujicoba/simulasi apa yang perlu dilakukan untuk membuktikannya.

Dengan cara demikian, pihak penguji bisa memastikan bahwa hasil pekerjaan yang dilakukan bukan sekedar teori diatas kertas sekaligus memastikan bahwa uji fungsi bukan sekedar formalitas melainkan didasari pada kenyataan riil di lapangan.

Saya juga sengaja datang pagi, berangkat dari markas Excellent DJ sekitar pkl. 06.30 WIB dan membawa kendaraan operasional untuk memastikan tidak ada halangan dijalan. Saat tiba di kantor klien sekitar pkl.08.00 WIB dan hendak cuci tangan, ternyata team penguji sudah hadir.

“Kang, teamnya sudah siap belum?”, tanya pihak penguji dari ruangannya saat melihat saya keluar dari ruang posko yang menjadi pangkalan seluruh team mengerjakan proyek di kantor klien ini.

“Siap kang, ini sudah hadir semua”, jawab saya.

“Kalau begitu, langsung sekarang saja berkumpul disini biar langsung dimulai kelanjutan uji fungsinya”, demikian disampaikan pihak penguji.

Mendengar informasi tersebut, saya langsung berbalik ke team agar segera berpindah ruangan dan mempersiapkan diri, sementara saya cuci tangan sebentar, merapikan pakaian (nggak penting banget untuk dibahas, hehehe…) dan kemudian bergabung.

Meski sempat ada sedikit gangguan koneksi network saat proses uji fungsi, Alhamdulillah akhirnya sekitar pkl. 11.00 WIB semua item teknis dan feature sistem 100% divalidasi dan berhasil direkonstruksi prosesnya. Kami bisa kembali ke ruangan posko untuk menginformasikan hasilnya pada PM sekaligus berkoodinasi mengenai follow up pekerjaan selanjutnya.

Satu hal yang saya bahas ulang dengan team Excellent saat beranjak pulang adalah : “Jika kita mempermudah urusan orang lain (dalam konteks positif), biasanya kita juga akan lebih mudah dalam menyelesaikan urusan kita”.

Saya tidak menafikan bahwa ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menerapkan suatu prinsip, karena bisa saja kita sudah berupaya professional namun pihak rekanan yang belum mengimbanginya dengan hal yang sama, namun saya memaklumi hal demikian karena ada satu lagi prinsip yang biasanya saya pegang :

“al imanu yazidu wa yanqusu, yazidu bit tha’ah wa yanqusu bil ma’siah”, yang berarti “iman itu bisa bertambah dan berkurang, bertambah kuat dengan melakukan ketaatan dan berkurang dengan melakukan maksiat”. Dalam hal professionalitas bisa saja kadarnya turun dan naik namun sepanjang sudah ada upaya untuk memperbaiki dan meningkatkannya, selayaknya kita juga bisa mengapresiasinya.