Membuat Arsip Setiap Email yang Masuk dan Keluar pada Zimbra Mail Server

Salah satu feature penting yang diperlukan pada sebuah mail server adalah Archiving, yaitu tindasan (tembusan/salinan) dari seluruh email yang masuk maupun keluar.

Meski kita bisa melakukan proses backup secara berkala, Archiving jauh lebih tepat dan berdaya guna karena salinan email yang dibuat sama persis dengan email yang diterima.

Mengingat fungsi dan kegunaannya, Archiving sangat potensial untuk disalahgunakan. Kemampuan seorang Administrator mail server melakukan archiving harus didukung dengan moral yang sehat dan integritas yang baik. Jika tidak, Administrator mail server dapat memanfaatkan salinan email yang diterima untuk disalahgunakan.
Mengapa saya tuliskan disini padahal Archiving sangat rentan disalahgunakan ? Pertimbangan utama adalah untuk kepentingan antitesanya. Artinya, tutorial saya bisa dimanfaatkan untuk mengantisipasi penyalahgunaan. Anda bisa mengecek apakah Zimbra ditempat anda diset feature Archivingnya dan adakah alasan tertentu yang mengharuskan hal ini dilakukan.

Proses Archiving yang paling mudah adalah melakukan setting Forwarder pada setiap account email. Setiap email yang diterima akan diteruskan pada account email yang diset pada bagian forwarder. Misalnya, account muhammadrivai@vavai.com akan selalu diteruskan pada email zezevavai@vavai.com.
Catatan : Artikel ini bersumber dari website Vavai,https://d19ix8n8acesg0.cloudfront.net
Meski sesuai dengan keinginan, cara ini memiliki kelemahan, antara lain :

• Hanya bisa melakukan arsip pada email yang diterima. Email terkirim tidak dicover.
• Setting bisa diremove oleh user yang bersangkutan melalui menu Preferences
• Menyulitkan karena harus diset untuk setiap account. Kalau ada 500 account, kita harus 500 kali melakukan proses setting

Cara lain yang lebih baik adalah menggunakan feature yang disediakan oleh Postfix, yaitu always_bcc.

Zimbra dibangun dengan engine email open source Postfix sehingga kita bisa memanfaatkan feature yang diset untuk Postfix. Always_bcc adalah feature salinan blind_carbon_copy yang akan membuat salinan setiap email yang masuk dan email yang diterima. always_bcc juga cukup cerdas dalam membuat salinan, misalnya hanya akan membuat 1 salinan email meski penerima ada lebih dari satu.

Bagaimana melakukan settingnya ? Berikut adalah caranya :

1. Buka file /opt/zimbra/postfix/conf/main.cf
2. Tambahkan baris always_bcc = namaaccount@namadomain.com (sesuaikan dengan nama domain dan account yang anda inginkan
3. Restart Zimbra (su – zimbra, zmcontrol stop, zmcontrol start)

Ada beberapa catatan yang harus diperhatikan untuk proses archiving ini :

1. Gunakan mail account dengan kapasitas besar untuk menampung. Jika tidak, email account akan lekas penuh
2. Jangan serakah untuk membackup seluruh email. Lakukan filtering email. Delete email dengan membuat filter terhadap email yang tidak ingin diaudit/monitor
3. Jangan menggunakan email internet (misalnya Yahoo atau Gmail) sebagai email untuk always_bcc karena akan membuat email tersebut cepat penuh, mengganggu trafik pengiriman dan penerimaan online dan dapat dibanned oleh penyedia layanan email yang dituju
4. Gunakan feature ini dengan rasa tanggung jawab. Meski anda dapat membuka email orang lain, anda tidak berhak untuk itu tanpa adanya aturan dan hukum. Anda bisa berkilah soal hak akses tapi kita juga harus memahami privacy orang lain. Coba bayangkan jika email pribadi anda yang dibaca oleh orang lain
5. Bagi pengguna email, utamanya email perusahaan. Setelah menyadari feature ini, jangan lagi menyalahgunakan email resmi perusahaan untuk : Bergunjing soal perusahaan, memfitnah, melakukan spamming, mengirim email saru, mengirim email soal perselingkuhan dll. Anda tidak akan bisa berkelit.

Semoga bermanfaat.