Memastikan Tujuan Tercapai

Pagi tadi saya mengadakan briefing singkat di Excellent. Temanya adalah memastikan tujuan tercapai, bukan sekedar memenuhi formalitas.

Salah satu layanan di Excellent adalah layanan untuk managed services Zimbra Mail Server (Excellent Zimbra VPS/Cloud). Selain layanan email, kami juga melengkapinya dengan SMTP Relay dan cloud anti spam.

Untuk manajement anti spam ini, kami mengirimkan panduan penggunaan untuk self service, mencakup mekanisme whitelist, blacklist dan release email secara mandiri.

Saya sampaikan pada team bahwa, tugas kita bukan sekedar mengirimkan panduan kemudian selesai, terlepas dari bagaimana baik dan lengkapnya panduan itu.

Tugas team Excellent adalah memastikan sampai akhir bahwa pihak klien mengerti dan memahaminya. Bisa melakukan manajemen pengelolaan email yang masuk kategori spam, kategori normal dan merelease email-email yang false positive (email normal namun ditag sebagai spam karena reputasinya kurang baik)

Saya tidak ingin team Excellent keliru menyangka tugasnya selesai setelah memberikan data dan informasi kepada pihak klien padahal bisa jadi pihak klien belum sepenuhnya memahami apa yang dimaksud dan diinginkan oleh team Excellent.

Sebenarnya hal ini saya pelajari dari pengalaman saya saat melakukan paparan hasil development sistem disalah satu lembaga negara.

Saat itu saya sampaikan bahwa : “Kami sudah memberikan training/transfer knowledge kepada SDM internal terkait, termasuk memberikan dokumentasi dan modul panduan manajemen dan penggunaan sistem sehari-hari”, sambil saya tampilkan slide berisi foto-foto kegiatan dan hardcopy modul yang saya maksudkan.

Saat itu ada salah satu kabag berpangkat melati tiga di pundaknya yang bilang ke saya : “Pak Vavai, terima kasih untuk paparannya. Untuk proses transfer knowledge dan modulnya sangat membantu pak, namun mungkin bisa dibantu juga jika perlu diadakan lagi, karena saat saya tanya minggu lalu, staff saya tidak bisa menjawabnya. Padahal itu saya maksudkan untuk menguji sejauh mana pemahamannya terhadap materi yang diberikan”.

Saat itu saya langsung “deg”. Seperti mendapat pencerahan. Disatu sisi ucapan pak kabag itu menjadi koreksi bagi saya namun disisi lain ucapannya itu menyadarkan saya bahwa yang diperlukan bukanlah formalitas kegiatan. Silakan tunjukkan foto-foto atau video kegiatan. Silakan tunjukkan modul materi kegiatan. Silakan tunjukkan daftar hadir/absensi, namun untuk kegiatan dan manajemen sehari-hari, pemahaman peserta itu yang lebih penting.

Saya dan team tidak cukup sekedar memberikan materi kemudian lepas bebas. Ibarat anak panah, kami tidak boleh sekedar melepaskan anak panah lantas kemudian tidak peduli anak panahnya tepat sasaran atau tidak, hilang lenyap atau tidak. Sudah merupakan kewajiban bahwa saya dan team harus mengecek apakah materi kami sudah dipahami sepenuhnya oleh peserta atau tidak. Apakah perlu ada penyesuaian dimateri atau tidak.

Materi pengelolaan sistem maupun materi training bukan kitab suci yang tidak boleh diubah/dimodifikasi. Jika user kesulitan memahaminya, tugas kita untuk merevisi dan menciptakan modul yang mudah dipahami dan memberikan pemahaman yang tepat guna untuk pembacanya.

Jadi kesimpulannya, jangan berpuas diri jika kita baru menjalankan kewajiban kita. Pastikan apakah kewajiban itu sudah dijalankan dengan mengecek hasil akhirnya. Apakah hasil akhir sudah sesuai dengan tujuan yang disiapkan sejak awal ataukah perlu ada pendekatan lain dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Terima kasih pak Martono, Mashuri dan para team counter part (Pak Nyoman, Pak Lifin, Pak Sugi, pak Febri, pak Gde, pak Irfaizal, pak Faisal AN, bu Yuli, bu Elly, bu Nur dll), untuk pembelajaran dan insight yang disampaikan.