Kaizen, Improvement & Penulisan Modul Panduan Training

Salah satu kegiatan yang rutin saya lakukan adalah membuat dan merevisi modul panduan yang digunakan untuk training di Excellent. Pembuatan modul training ini ternyata bermanfaat juga sebagai bagian dari upaya improvement, dalam hal ini berupa penghematan kertas dan tinta.

Biasanya saya menggunakan font tipe Segoe dengan ukuran 11 point, spasi 1.5 yang diketik menggunakan LibreOffice 3.5 diatas sistem operasi openSUSE 11.4 atau LinuxMint 11.

Salah satu modul yang sudah dibuat adalah modul training Linux Fundamental & Advanced Server. Total ada 95 halaman ukuran A4 dengan margin 2 cm, semua sisi.

Saat proof read, saya menemukan ada beberapa gambar yang ‘nanggung’ dalam arti gambarnya tidak bisa dipaksakan masuk ke halaman diatasnya, namun jika diletakkan dibawah malah meninggalkan ruang kosong yang cukup lebar.

Setelah melakukan beberapa improvement, akhirnya saya bisa mengatasi hal diatas sekaligus mengurangi jumlah halaman menjadi sekitar 75 halaman. Bagaimana caranya? Berikut adalah beberapa hal yang saya lakukan :

1. Mengurangi ukuran font menjadi 10 point. Ukurannya masih mudah dibaca dan tidak mengganggu penglihatan. Awalnya saya ubah menjadi 10.5 point namun ternyata diturunkan menjadi 10 poin pun masih mudah dibaca dengan baik
2. Memastikan spasi atas dan bawah diset 0. Ini penting karena adakalanya LibreOffice menambahkan spasi atas dan bawah selain spasi yang sudah diset
   
3. Mengurangi ukuran margin bawah dan kanan. Saya set agar margin bawah dan kanan hanya 1/2 dari nilai margin kiri maupun atas. Hal ini karena pada margin kiri akan ada bagian yang dipakai untuk  penjilidan modul
4. Merevisi gambar ilustrasi. Sebelumnya gambar ilustrasi memuat seluruh tampilan. Contohnya begini, untuk ilustrasi tampilan instalasi sistem pada tahap pembuatan password, saya menggunakan seluruh tampilan. Tampilan ini memakan tinta cukup banyak karena sisi kirinya berupa gambar dengan warna penuh, padahal sisi kiri itu tidak diperlukan. Saya bisa menggantinya dengan gambar yang hanya mengambil fokus pada tampilan dari kotak isian password, tidak perlu seluruh tampilan
5. Memilih background yang netral. Karena modul panduan training ini banyak memuat script dan screenshot script, ada banyak background gambar berwarna hitam dengan warna font putih. Jika diprint, hasilnya akan menghabiskan tinta jadi saya membalik pola warnanya, yaitu putih sebagai background dan hitam untuk tulisan scriptnya

Penghematan hingga 20 halaman cukup mencengangkan bagi saya, karena itu berarti penghematan yang cukup signifikan baik dari sisi kertas maupun tinta. Mungkin ada yang bertanya, kalau sifatnya rutin, kenapa tidak dicetak jadi buku saja? Masalahnya, modul ini kerap saya revisi agar lebih jelas dipahami para peserta training. Selain itu, modul juga mengalami update jika ada update dari sisi software yang digunakan.

BTW, penasaran pada istilah Kaizen? Kaizen (改善) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan berkesinambungan”. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

Meskipun terlihat kecil hasilnya, upaya Kaizen akan membuat kegiatan kita lebih efisien dan efektif dalam melakukan hal yang sama yang biasanya sering kita lakukan. Saya belajar Kaizen ini saat menjadi operator produksi di sebuah perusahaan PMA Jepang di Jababeka, Cikarang Bekasi, periode 1995-1999. Hal kecil yang saya lakukan bisa juga menjadi contoh implementasi Kaizen dalam lingkup yang mudah diimplementasikan.