Implementasi mail server adalah opsi pertama yang saya sampaikan jika ada perusahaan yang bertanya, apa solusi penggunaan IT yang mudah, murah dan cepat yang menghasilkan benefit yang maksimal. Meski demikian, saya masih menemukan banyak perusahaan yang belum memiliki mail server, bahkan alamat email resminya masih menggunakan alamat email gratisan.
Saya tentu saja tidak bermaksud dan tidak dalam posisi melakukan dikotomi antara layanan email gratis dengan email berbayar, karena banyak penyedia layanan email gratis yang berkualitas. Saya menyayangkan perusahaan atau instansi atau lembaga menggunakan email gratis karena beberapa hal, antara lain :
- Branding. Dari sisi merk dan identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih memperkuat citra perusahaan. Silakan bandingkan sisi branding dari account email hrd_pt_mitsubishi@yahoo.com dengan hrd@mitsubishi.co.id. Mana yang lebih kuat ? Tentu saja hrd@mitsubishi.co.id jauh lebih kuat brandingnya dibandingkan alamat email yang pertama (dengan segala hormat pada Mitsubishi, merk mobil favorit keluarga isteri saya karena bapak mertua saya bekerja pada PT. Mitsubishi selama puluhan tahun ๐ )
- Mencegah penyalahgunaan. Dalam hal ini, Detektif Ryo Saeba memiliki statistik yang lengkap. Banyak email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya, hrd_pt_unilever@gmail.com, bisa saja digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian HRD PT. Unilever. Mengapa hrd ? Karena banyak para penipu yang mencari korban melalui email dan pengumuman lowongan kerja.
- Kemudahan Penanganan & Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah, kita dapat dengan mudah menelusurinya. Kita juga dapat dengan mudah menambah account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
- Meningkatkan mobilitas. Email yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses dari luar kantor.
Meski ada banyak keuntungan, cukup banyak perusahaan atau lembaga atau instansi yang belum memiliki email server dengan berbagai pertimbangan. Bisa karena merasa belum butuh, merasa takut mengalami kesulitan sewaktu proses setup, merasa sudah cukup dengan email yang ada sekarang atau juga merasa takut biayanya mahal. Apakah benar demikian ? Penjelasan berikut saya sarikan dari pengalaman saya pribadi, saya alami sendiri sehingga saya bisa melakukan verifikasi atas kebenarannya ๐
Q : Katanya, email server dengan domain sendiri biayanya mahal. Mesti beli domain dan sewa hosting. Ada juga perusahaan yang menyediakan email account dengan biaya langganan per account mulai dari Rp. 20.000,- per bulan. Kalau punya 100 account berarti pengeluaran mencapai RP. 2.000.000,- per bulan. Apakah benar ?
A : Tidak benar ! Harga domain .com itu antara Rp. 80.000,- hingga paling mahal Rp. 200.000,- per tahun. Ingat, per tahun, bukan per bulan. Kalau kita melakukan setup email server sendiri, kita tidak perlu menyewa hosting dengan kapasitas besar, karena email bisa langsung mengarah ke email server kita. Kalaupun masih menggunakan ISP, kapasitas 50-100 MB masih cukup karena kita dapat secara periodik melakukan fetching (penarikan) email dari ISP ke email server lokal. Jika itu masih kurang, kita bisa melakukan setup agar email server menggunakan layanan Google Apps. Google Apps adalah layanan gratis dari Google yang memberikan free hosting bagi email server kita dengan account mencapai 500 account yang masing-masing berkapasitas 6 GB. Google Apps juga menggunakan seluruh feature Gmail sehingga kita dapat memanfaatkan fasilitas anti spam Gmail yang poweful.
Berikut adalah estimasi biaya untuk email server :
- Biaya domain, antara Rp. 80.000 hingga Rp. 200.000,- per tahun (tergantung nama domain)
- Biaya hosting (jika pakai ISP), antara Rp. 25.000 hingga Rp. 100.000,- untuk email account antara 0-100 account
- Biaya setup / konsultansi, tergantung negosiasi ๐
Q : Katanya biaya lisensi email server mahal
A : Benar dan Salah ! Benar mahal jika menggunakan email server propietary / komersil, namun murah (bahkan gratis) jika menggunakan email server open source. Zimbra mail server, Hmail server, Sendmail, Postfix dan Qmail adalah contoh email server yang gratis namun powerful
Q : Katanya email server gratis = kurang berkualitas ? Katanya, "Murah kok ndjaluk slamet" ๐
A : Tidak benar. Open source memang tidak sama dengan gratis, meski sebagian besar email server open source itu gratis. Beda dengan baju gratis atau sembako gratis atau sarung gratis, email server open source digratiskan karena merupakan hasil karya cipta sebuah komunitas sehingga tidak ada satu pihak yang mengenakan biaya lisensinya. Bisa juga karena pembuatnya merupakan aktivis FOSS (Free & Open Source Software) dan dia melisensikan hasil karyanya dengan gratis agar lebih banyak orang yang bisa pakai. Sebagai informasi, sebagian besar email server yang digunakan di internet adalah email server open source.
Q : Katanya setup email server sendiri bisa memakan waktu yang lama sehingga mengganggu operasional sehari-hari
A : Tidak benar. Pengalaman saya, setup 100 account email server Zimbra berikut instalasi distro Linux openSUSE hanya memakan waktu lk 1 jam. Jika ditambah dengan setup account dan konfigurasi email client (jika tidak menggunakan webmail) total jenderal hanya memakan waktu 4 jam. Sial-sialnya adalah 1 hari. Kalaupun ada sekian ratus email account, tidak akan memakan waktu lebih dari 2 hari, kecuali email accountnya ribuan dan ada permintaan khusus untuk melakukan backup email yang sudah ada.
Q : Katanya kalau menggunakan email server berbasis Linux harus mengubah komputer klien juga ya. Gimana dong kalau sebagian besar sistem di klien menggunakan Windows ?
A : Tidak benar. Email server bisa berbasis Linux namun tetap dapat digunakan oleh workstation berbasis Windows, Linux, FreeBSD, Unix atau Mac. Email server bicara dalam standard protokol, misalnya untuk menerima email dari server, server menyediakan service protokol POP3 dan workstation menggunakan protokol yang sama.
Q : Ini bukan katanya. Ini pertanyaan beneran dari saya, apakah email server bisa digabung dengan server lain, misalnya dengan proxy atau file server ?
A : Bisa. Tak masalah. Pertimbangkan saja jumlah account yang mengakses. Kalau relatif sedikit (misalnya 1-200 account), digabung dengan yang lain tak masalah
Q : Ini juga bukan katanya. Apakah email server dan domain harus selalu mengakses internet ? Kalau saya hanya ingin pakai buat email-emailan internal kantor apakah harus beli domain dan setup hosting dulu ?
A : Tidak. Tidak perlu. Kalau hanya digunakan untuk email lokal antar bagian atau sesama rekan kerja dalam 1 LAN tidak perlu domain resmi. Domain palsu juga bisa digunakan
Q: Katanya setup email server susah ya ? Ada teman yang bilang, setting email server itu seperti nightmare (mimpi buruk) bagi network administrator.
A : Ah, jangan percaya katanya. Orang belajar otodidak bisa setup dalam 1 hari. Orang training bisa setup dalam waktu 2 jam. Susah itu soal mindset, soal asumsi, soal pemikiran. Kalau otaknya bilang susah ya tentu bisa susah tapi kalau soal gampang, yang susah juga bisa ditemukan solusinya.
FAQ diatas memang belum lengkap tapi minimal menjawab keraguan dan mempertebal keyakinan rekan-rekan yang ingin melakukan implementasi mail server dikantornya.
Iklan Terkait (jangan diklik kalau sebel sama iklan, karena ini iklan beneran ๐ ) :
7 Comments
Kok ga bahas bandwidth, apalagi klo abis ama spam spam spam, mending tekankan n arahin ke google apps aja pak, ga usah hosting mail server sendiri, pusing ๐
Mau coba dibuatkan mas ? Silakan, nanti saya refer ke artikelnya mas ๐
FAQ-nya nanti bisa ditambah, tapi untuk sementara ini dulu soalnya mau pulang buka puasa, hehehe… Thanks buat masukannya.
mail server itu murah. cuma 80 ribu setahun. mail servernya pake google apps.
ditulis juga dong vai ๐
Diatas sudah aku tulis boss, cuma memang tidak dalam satu opsi simple tanpa hosting. Thanks buat tambahannya.
Di Singapore banyak SME yg pegawainya <100, berlomba lomba pindah ke Google managed mail. Karena mereka dulunya pakai MS Exchange... udah gitu bangga pula ketika diwawancara, katanya goyang kaki doang sekarang, dulunya ribut setiap hari ngurusin email server yang susah dan repot. Ketawa aja bacanya saya.
IMO, mereka sendiri memilih pilihan yg salah di awal. MS Exchange harganya kelewat mahal untuk SME, dan juga tidak reliable dibandingkan email server Open Source malahan.
Perkecualian kalo mereka membutuhkan feature groupware, nah itu lain cerita, tapi ini cuman email doang.
Tapi ya emang di Singapore koneksi Internet sudah lancar, dengan mudah pinda ke managed mail server dari Google. Di Indonesia lain cerita nampaknya
Pak, bagaimana dengan spam filtering? Jika kita bikin email server sendiri berarti spam filtering adalah tanggung jawab kita. Bagaimana cara melakukannya? Ada plugin atau apa gitu? Atau semua email server sudah otomatis dilengkapi dengan filter?
Kalau kita pakai server yahoo, berarti kan itu urusannya yahoo. ๐
#Dedhi, yang pegawainya kenapa boss ??
#Dnial, saya ambil patokan pada Zimbra. Zimbra sudah membundel anti virus dan anti spam. Saya juga sempat menyinggung soal mekanisme Google Apps, menggunakan feature Gmail untuk menyaring virus dan spam.
Kalau pakai mail server standar seperti postfix, qmail atau sendmail mesti tambah anti spam sendiri. Cara termudah ya mengadopsi Google Apps kedalam mail server (email yang diterima di tangkap oleh Google terlebih dahulu).