Excellent Insight Day #5 : Kaizen

Kaizen (改善) merupakan istilah yang sering sekali digunakan di Excellent. Mungkin jadi semacam motto pengingat buat seluruh team. Kaizen sendiri merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan berkesinambungan”. Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah. Trims Wikipedia buat artinya 😀

Saya pertama kali mendengar istilah ini saat dulu bekerja sebagai operator produksi di salah satu perusahaan PMA Jepang, PT. Ochiai Menara Indonesia, berbarengan dengan istilah-istilah semacam Quality Control Circle (QCC), Total Quality Management (TQM) dan lain-lain.

Salah satu contoh mekanisme penerapan Kaizen di Excellent adalah pembahasan yang dilakukan saat kami seluruh team Excellent melakukan brainstorming luar kota di Mahoni Homestay Jogja akhir tahun lalu, yaitu terkait persiapan modul training di Excellent.

Selama ini kebijakan yang berlaku di Excellent, semua modul dicetak manual menggunakan printer warna. Jika peserta training ada 10 orang, akan disiapkan print modul sebanyak 11 buah, satu diantaranya adalah untuk instruktur. Proses print disesuaikan dengan jumlah peserta agar tidak mubazir sekaligus sebagai antisipasi jika ada revisi terhadap materi dalam modul..

Hal yang sama berlaku pada pemesanan modul training mandiri, yang diperuntukkan bagi rekan-rekan yang berminat training di Excellent namun terkendala jarak dan waktu. Untuk sebagian rekan-rekan di daerah Indonesia Timur misalnya, biaya untuk akomodasi dan transport lebih besar daripada biaya training di Excellent

Saya pernah menulis hal ini disini :

Kaizen, Improvement & Penulisan Modul Panduan Training

dan disini :

Tips Wirausaha : Bisnis “Recehan” untuk Menunjang Overhead Cost Bisnis Utama

Setelah sekian tahun berlalu, saya merasa ada cukup banyak hal yang perlu direview, itu sebabnya saya masukkan sebagai salah satu topik pembahasan dalam acara Brainstorming Excellent di luar kota.

Beberapa hal yang perlu direview, antara lain :

1. Kualitas print, kadang tidak bisa stabil bagus. Excellent bahkan punya koleksi printer berbagai jenis dan merk, mulai dari Canon, HP, Epson dan Brother. Setelah sekian lama, banyak diantaranya yang terpaksa digudangkan. Jika sudah sekian banyak melakukan print, kualitasnya menurun.

   Saya merasa ini tidak fair bagi rekan-rekan yang menjadi peserta training maupun bagi yang membeli modulnya. Benar, saya bisa tutup mata karena dengan kualitas yang ada, masih ada yang mau membelinya. Tapi sangat tidak professional rasanya, jika saya sudah tahu itu kurang bagus namun saya masih juga menjualnya.

   Sama saja dengan menjual makanan. Saya saja tidak mau memakannya, bagaimana bisa saya menjualnya.

2. Kualitas Jilid. Adakalanya kualitas penjilidan kurang bagus dan mudah lepas. Ini juga membuat saya tidak enak hati karena artinya Excellent memberikan produk yang tidak excellent. Bikin malu, juga jadi bikin repot orang lain
3. Menyita Waktu. Untuk mempersiapkan 1 modul, kadang butuh waktu. Printer macet, kertas habis, tinta habis, tinta kurang jelas dan lain-lain. Butuh konsentrasi untuk menyiapkan 1 modul, apalagi jika dalam jumlah banyak, belum lagi ditambah dengan tingkat stress yang dialami oleh team Excellent dalam menyiapkan modul dalam jumlah banyak.

Ada beberapa tambahan keluhan lain dari team yang bermuara pada pertanyaan : “apa yang perlu dilakukan untuk melakukan eliminasi masalah-masalah tersebut?”

Dari sekian banyak usulan, pencetakan buku merupakan usulan utama. Setelah usulan ini didukung oleh team yang lain, muncul kekhawatiran, jika kita cetak buku dalam jumlah banyak, bagaimana jika mubazir. Bagaimana jika kita kerap melakukan revisi.

Dari hasil diskusi team, diputuskan untuk membuat revisi dalam interval waktu tertentu, misalnya 3 bulan atau 6 bulan sekali. Berdasarkan pengalaman, proses revisi juga tidak selalu sporadis, biasanya setelah interval waktu tertentu.

Tugas berikutnya adalah menentukan PIC atau Personal In Charge. Saya membagi tugas team. Ada yang mencari tahu tempat pencetakan buku Indie Label, estimasi biaya, jumlah minimal pencetakan dan lain-lain. Pada proses inilah saya sempat menghubungi rekan saya bu Nikmah Daulae-Guru di SMKN 1 Bekasi yang juga alumni training di Excellent-terkait pilihan-pilihan pencetakan buku, karena ia sudah pernah menerbitkan buku sebelumnya.

Terakhir adalah melakukan plot siapa saja PIC untuk revisi-revisi modul training. Modul training Mastering Proxmox VE misalnya, direvisi dengan mengacu pada versi terakhir versi 4.3 (saat ini disiapkan untuk versi 5.x) dan tugasnya diserahkan pada master Proxmox di Excellent, yaitu Ahmad Imanudin. Nugie Abdiansyah saya minta menyiapkan revisi modul training WHM/CPanel sedangkan Muhammad Dhenandi menyiapkan update modul Security Hardening Mail Server dengan menyertakan pembahasan mengenai anti spam dan anti virus yang digunakan di lingkungan Excellent.

Modul training Zimbra juga diupdate ke versi update terakhir Zimbra 8.7. Tugas revisi ini saya serahkan ke Ahmad Imanudin kemudian saya konversi formatnya ke format B5. Khusus VMware, saya pribadi yang melakukan finishing modul materi VMware vSphere 6.0 sekaligus persiapan update ke vSphere 6.5 (yang baru diumumkan di VMworld 2016)

Khusus untuk beberapa judul buku, kami juga menyiapkan buku mini dengan isi sama namun dalam ukuran A5/lebih kecil dibanding format B5. Buku mini ini disiapkan untuk rekan-rekan yang ingin mudah membawa bukunya, sekaligus juga mengadopsi usulan rekan-rekan yang sensitif pada harga buku.

Hasil dari brainstorming Yogya ini kemudian difinalisasi dalam bentuk pencetakan buku. Secara bertahap beberapa judul materi masuk ke percetakan. Sampai dengan bulan Juli 2017 total ada 9 judul buku yang diterbitkan secara mandiri oleh Excellent dengan 2 diantaranya tersedia juga dalam format buku mini.

Apakah ada hambatan dalam prosesnya? Tentu saja ada, karena kami menangani urusan ini sambil tetap menangani layanan utama Excellent dibidang cloud dan spesialisasi dibidang mail server. Jadi persiapan pembuatan buku ini merupakan kegiatan sampingan disela-sela pekerjaan utama, meski tetap ada penentuan penanggung jawabnya masing-masing.

Khusus untuk proses cetak buku, kami mengambil standard kerja Excellent, yaitu lakukan dulu apa yang bisa dilakukan, perbaikan dilakukan kemudian. Istilahnya dalam dunia software adalah “Release Early Release Often”. Daripada kami berwacana hendak melakukan revisi namun tidak jadi-jadi, kami memulainya dengan langkah sederhana melakukan konversi, baru kemudian melakukan revisi. Setelah jadi, kami bisa melihat kekurangan-kekurangan yang perlu segera diperbaiki.

Kekurangan yang ada bahkan sangat mencolok dan kami tertawa getir menyadarinya. Misalnya di versi awal buku, ada yang belum memiliki kata pengantar, halaman preface, halaman penutup, tipografi yang berantakan dan font yang berbeda. Memang memalukan tapi di Excellent itu dijadikan sebagai “biaya pembelajaran”, boleh melakukan kesalahan tapi sekali saja, jangan diulangi berkali-kali. Kami bahkan menemukan talenta tersembunyi salah satu staff-Fajar Mukharom-yang mendesain cover-cover buku Excellent versi terbaru.

Bisa dilihat, untuk urusan yang relatif kecil, mekanisme Kaizen di Excellent membawa dampak cukup besar dan melibatkan peran serta seluruh team.

Dalam 1X proses Kaizen, kami bisa mendapatkan beberapa benefit sekaligus, antara lain :

• Kami meniadakan proses pencetakan modul sekaligus menghilangkan kepusingan yang menyertainya. Team Excellent lebih sehat pikirannya sekaligus lebih punya waktu untuk ngoprek dan belajar hal lain yang lebih bermanfaat
• Handout materi untuk peserta training di Excellent lebih elegan dan lebih mudah dibawa
• Stock buku yang ada bisa sekalian dijual di toko online, antara lain Bukalapak dan Tokopedia. Dengan asumsi hanya 1-2 judul buku per minggu yang bisa terjual, merupakan surprise bagi kami sampai dengan saat ini sudah > 1000 eksemplar buku yang terjual. Pendapatan tambahan yang dihasilkan bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan kesejahteraan di Excellent, misalnya menambah budget makan siang bersama setiap hari Jumat dan menambah alokasi Reksadana untuk tabungan Jaminan Hari Tua (JHT)
• Kami memiliki pengalaman dalam mencetak buku baik cetak buku di percetakan maupun cetak buku Print on Demand yang selama ini hanya kami baca-baca saja ceritanya

Apakah kami berpuas diri sampai disini? Tentu saja tidak. Pada bulan Juli 2017 saat newsletter Excellent Insight ini pertama kali dirilis, Excellent sudah merencanakan untuk memperbaiki kualitas penulisan buku, membuat versi ebook dengan target harga yang lebih rendah dan dengan kualitas buku semakin baik. Saya meminta seluruh team untuk belajar Apple Ibook Author untuk bisa mendesain tampilan ebook maupun buku cetak dengan kualitas yang professional.

Saat kami berdiskusi mengenai mekanisme penulisan buku, mekanisme training yang menyertai dan desain training online dengan mengacu pada newsletter ini, saya mendorong seluruh team untuk bisa menulis buku. Bukan hanya buku teknis, melainkan juga buku non teknis. Bahkan, jika perlu buku tentang cara menulis, menerbitkan dan mendapatkan penghasilan tambahan dari buku, hehehe…

Saya bahkan sudah sampai direncana membuka opsi penerbitan buku secara indie label bagi rekan-rekan yang memiliki draft buku dengan tema yang menarik. Jadi Excellent bertindak sebagai publisher atau penerbit buku yang membantu menopang biaya penerbitan buku maupun pembuatan Ebook kemudian menjualnya melalui layanan online. That sounds interesting 😉

Referensi Link :

• Excellent Online Store Tokopedia
• Excellent Online Store Bukalapak

Action :

Apakah pernah berniat dan membangun kompetensi menjadi penulis? Atau mendapatkan penghasilan tambahan dengan menerbitkan buku? Apakah sudah memiliki draft buku dengan topik menarik namun ragu dan bingung proses menerbitkannya? Boleh kok berdiskusi ke digital@excellent.co.id, siapa tahu bisa direalisasikan.