Sejak adanya kegiatan Kerja dari Rumah (KDR) atau Work from Home (WFH), mekanisme meeting secara online semakin terbiasa dilakukan. Meski demikian, adakalanya peserta meeting lupa beberapa hal standar yang sebaiknya dipertimbangkan saat melakukan meeting online, antara lain :
1. Latar belakang/Background
Meski meeting online dilakukan dimana saja, baik di rumah, di tengah sawah maupun saat sedang aktivitas di luar ruangan lainnya, ada baiknya mempertimbangkan tampilan latar belakang.
Kurang apik rasanya jika meeting online, apalagi yang sifatnya meeting resmi, harus disuguhi pemandangan ajaib.
Jika didalam kamar, ada baiknya merapikan background tampilan jika hendak menghidupkan webcam. Kan kurang pas kalau ada jemuran atau baju berantakan atau hal-hal privacy yang tampil yang selayaknya tidak perlu ditampilkan.
Kita bisa memilih di ruangan tertentu yang relatif aman untuk meeting online, misalnya ruang kerja atau kamar khusus atau ruangan dengan latar belakang tembok yang cukup apik untuk ditampilkan.
Beberapa aplikasi meeting online bisa memilih gambar tertentu sebagai latar belakang. Kalau aplikasi yang digunakan tidak bisa mendukung hal tersebut dan semua ruangan kita berantakan, ada baiknya memilih untuk mematikan webcamnya 🙂
2. Suasana dan Noise
Saya pernah melakukan meeting online yang suasananya ramai sekali. Suara host atau presenter terdengar sayup-sayup sementara suara dari peserta meeting yang lain terdengar ramai. Pernah juga saat meeting di Excellent ada suara kukuruyuk ayam atau suara penjual ketoprak dan es potong yang sedang menjajakan jualannya.
Kadang saat meeting internal, saya sempat berhenti sejenak dan bertanya, apakah si tukang jualan bisa dipanggil sekalian supaya ke rumah saya karena saya mau beli es potongnya hehehe…
Jika kita punya anak kecil dan kita sedang meeting online resmi dengan pihak lain, ada baiknya meminta si anak untuk bermain di ruang lain atau bisa juga meminta isteri untuk mengajaknya main. Jika perlu, tombol Mic bisa dimute/dinonaktifkan sementara agar saat host melakukan presentasi, suaranya tidak tabrakan dengan suara berisik dari tempat kita.
Ukuran formal informal mungkin agak samar, namun secara prinsip, apakah kita cukup pede ada suara berisik dan tampilan berantakan jika kita meeting dengan atasan kita?
3. Berpakaian Rapi
Kerja dari Rumah bukan berarti bisa seenaknya. Boleh saja memakai kaus dan celana pendek misalnya, namun usahakan tetap rapi dan penampilannya terjaga.
Jangan meeting online dengan webcam aktif saat kita baru bangun tidur atau belum mandi. Muka masih kusut, rambut jabrik dan tidak segar. Ukurannya sama seperti diatas, apakah kita cukup pede jika berjumpa dengan orang yang kita hormati dalam tampilan seperti itu.
Saya pernah membaca, banyak perusahaan yang mewajibkan para customer services-nya berpakaian rapi dan tampil menarik, meski pihak customer mungkin tidak pernah melihat mereka karena umumnya berkomunikasi via telepon. Mengapa harus rapi, karena tetap ada rasa dan suasana berbeda dalam melakukan pekerjaan dan berkomunikasi dengan pihak klien.
4. Pastikan perangkat yang digunakan
Jika meeting online menjadi hal yang rutin dan mandatori- seperti halnya motor untuk tukang ojek-pertimbangkan untuk membeli perangkat webcam dan mic yang berkualitas. Jatuhnya memang investasi tambahan. Jika perusahaan mendukung, kita bisa melakukan pengajuan pembelian tersebut. Jika belum memungkinkan, kita bisa memilih alternatif lain yang lebih memadai, misalnya mengganti perangkat yang paling memerlukan penggantian.
Jangan sampai meeting bagus untuk project puluhan atau ratusan juta, hasilnya jadi melayang karena suara kita sember atau timbul tenggelam karena kualitas mic yang menyedihkan
5. Koneksi yang excellent
WFH itu jadi boros koneksi dan kuota. Itu keniscayaan. Makanya di Excellent ada tambahan budget untuk beli kuota. Jika koneksinya lambat, coba pilih koneksi lain yang lebih stabil dan lebih mendukung pekerjaan.
Jika memang harus keluar biaya, tidak apa-apa dilakukan, sepanjang hasilnya sepadan dengan biaya yang dikeluarkan. Itu namanya investasi, bukan pemborosan.
Analoginya begini. Jika kita bisa mendapatkan uang 100 ribu tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun itu artinya keren. Kalau kita mengeluarkan biaya sebesar 100 ribu tapi mendapatkan hasil 1 juta, itu namanya excellent.
Tidak apa-apa keluar biaya, asal pengeluarannya masuk akal, bisa dipertanggungjawabkan dan hasilnya jauh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.
Sementara itu saja ya, beberapa hal yang menurut saya bisa dipertimbangkan saat melakukan meeting online.
Catatan : Ilustrasi ini jangan dicontoh. Ini adalah contoh yang kurang pas, karena meeting dengan team Excellent dengan latar belakang tempat tidur 😀